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organisation matricielle : Travail en réseau

Pendant longtemps, les organisations traditionnelles ont fonctionné avec une structure hiérarchique : un patron qui dirige l’entreprise dans son ensemble avec plusieurs sous-directeurs qui contrôlent les différents départements de l’organisation (directeur marketing, directeur RH, etc.)

De nos jours, le management entrepreneurial a beaucoup évolué et l’on observe de nombreuses nouvelles structures permettant de faire fonctionner l’entreprise. C’est le cas de l’organisation matricielle.

L’organisation matricielle

Une structure matricielle repose sur des unités fonctionnelles et des unités divisionnelles : chaque tâche est répartie selon sa fonction mais aussi sa division.

La division peut se faire en fonction des différents biens ou services que l’entreprise vend, ou des différentes zones géographiques sur lesquelles elle opère, ou autre.

Dans ce type d’organisation, les salariés dépendent de plusieurs managers : un directeur fonctionnel et un directeur divisionnel.

Il s’agit d’un type de structure qui s’impose souvent dans les entreprises fonctionnant en mode réseau ou en mode projet. Par ailleurs, si l’entreprise cherche à s’étendre, elle n’aura qu’à ouvrir une nouvelle division, sans pour autant changer son organisation. Il s’agit donc d’une structure très pratique pour les entreprises en expansion.

organisation matricielle : reseaux sociaux

Quels sont les défis de l’organisation matricielle ?

Ce type de structure a des conséquences organisationnelles mais aussi managériales. En effet, un salarié doit répondre à deux managers qui doivent communiquer entre-eux pour ne pas donner des ordres contradictoires.

De plus, chaque fonction et chaque division de l’entreprise sont séparées de manière individuelle et sont chacune contrôlées par leur propre directeur. Si l’on part du principe qu’ils ont tous la même autorité, cela peut créer des problèmes managériales qu’il faut apprendre à gérer.

D’autre part, il est important que les chefs de division et les chefs fonctionnels ne se contredisent pas au moment de donner des ordres à leurs salariés. En effet, comme le salarié répond à deux supérieurs, il faut faire attention à lui donner des ordres clairs et à ne pas se contredire. Dans le cas contraire, cela pourrait ralentir le travail et surtout mener à des erreurs de la part des salariés.

La communication peut donc s’avérer parfois difficile dans une entreprise fonctionnant avec une structure matricielle. En effet, les organisations traditionnelles ont souvent tendance à adopter une communication top-down (qui va du chef d’entreprise, aux salariés).

Cependant, ce type de communication est impossible dans une organisation matricielle car il n’y a pas qu’un seul chef. Il faut donc apprendre à communiquer différemment. Pour cela, il existe des outils digitaux permettant de faciliter le travail.

Quels sont les outils digitaux permettant de faciliter le travail en réseau ?

L’organisation matricielle présente de nombreux avantages : autonomie pour les différentes divisions, flexibilité et même augmentation de la productivité. Cependant, ces avantages ne peuvent être exploités que si le travail en réseau fonctionne correctement.

Pour cela, il existe un certain nombre d’outils digitaux à adopter afin de faciliter le travail.

Le chat interne

Il existe un grand nombre de logiciels permettant d’installer un chat interne à l’entreprise. Il permet de communiquer de manière instantanée avec les collaborateurs ce qui facilite la transmission d’information en directe et permet d’empêcher des éventuels quiproquo.

Avec un chat interne, vous avez la possibilité de créer des groupes de conversation, portant sur des thématiques différentes pour pouvoir organiser vos conversations.

En cas de doute, il permet de se renseigner instantanément auprès de ses collaborateurs, ce qui facilite le travail et permet plus de réactivité.

Voici les meilleurs logiciels de chat interne professionnel : Slack, HipChat et Azendoo.

Les appels internes

Dans le même principe que le chat interne, les appels internes permettent la communication directe entre les travailleurs par voie orale. Il est nécessaire de pouvoir appeler ses collègues car il est parfois plus simple de se parler directement et cela permet de transmettre l’information de manière plus précise.

Pour pouvoir effectuer des appels internes, il existe de nombreux outils digitaux dont le standard téléphonique virtuel. Il s’agit de l’évolution des téléphones IP car il fonctionne avec la technologie WebRTC ce qui rend le standard accessible depuis n’importe quel dispositif connecté à Internet. Il s’agit donc d’un outil idéal car les travailleurs peuvent répondre aux appels depuis leur ordinateur ou leur téléphone portable, où qu’ils se trouvent.

De plus, le standard téléphonique virtuel vous permet d’utiliser plusieurs numéros virtuels tout en restant connecté au même poste. Par exemple, vous pouvez afficher un numéro allemand lors de vos appels vers l’Allemagne tout en restant en France. Il s’agit d’un outil idéal pour les entreprises internationales.

Bien évidemment, le standard virtuel vous permet de passer des appels vers le monde entier, où que vous soyez, sans frais additionnel.

Il s’agit d’un outil essentiel pour toutes les entreprises fonctionnant avec une structure matricielle.

Pour installer un standard virtuel dans votre entreprise, faites appels aux services de Fonvirtual.

organisation matricielle :communication interne

Le logiciel CRM

 Afin que tous les collaborateurs aient accès à la même information sur vos clients, regroupez toutes vos données sur un CRM.

Un CRM, en anglais Customer Relationship Management, vous permet de regrouper toutes vos actions de marketing et de communication, ainsi que les informations sur vos clients en une seule plateforme.

Cela permet à tous les collaborateurs de l’entreprise d’avoir accès à la même information, sans devoir attendre que celle-ci lui soit transmise de la part de ses collègues.

Installer ce type de logiciel permet une meilleure organisation et plus de productivité.

Voici quelques exemples de CRM : Zoho, Salesforce, Pipedrive, Zendesk

Google Drive

Pour que tous les collaborateurs aient accès aux mêmes documents, l’idéal est de tous les regrouper sur Google Drive. Ainsi, ils seront accessibles à tout le monde ayant les identifiants pour se connecter, depuis n’importe quel dispositif connecté à Internet.

L’avantage de Google Drive est de pouvoir partager des documents avec certaines personnes et pas d’autres, afin de pouvoir garder un certain niveau de privacité.

Il existe donc plusieurs outils digitaux permettant de faciliter le travail dans les entreprises fonctionnant avec une structure divisionnelle. Il faut savoir se les approprier pour permettre une communication plus rapide et plus fluide permettant ainsi d’augmenter la productivité de l’entreprise.

Les ERP

Mettez en place un Entreprise Resource Planning (en français PGI : Progiciel de Gestion Intégré) pour permettre à vos collaborateurs de suivre différentes fonctionnalités propres à l’entreprise telles que :

  • La gestion de l’e-commerce
  • La gestion des ventes
  • La gestion de la distribution
  • La gestion des stocks et des fournisseurs
  • Le contrôle des budgets
  • La gestion des ressources humaines

L’ERP vous permet de gérer tous les aspects de l’entreprise depuis une seule et même plateforme. Il s’agit donc de l’élément central permettant une bonne cohésion.

Tous vos collaborateurs peuvent y avoir accès, ce qui permet une plus grande visibilité pour chacun.

Parmi les principales ERP, on peut citer SAP, Peoplesoft, SSA et bien d’autres.

Les outils de gestion de projet

Les outils de gestion de projet permettent à tous les collaborateurs de l’entreprise d’être au courant de ce qu’il se passe sans forcément être présent à toutes les réunions. Cela facilite donc la transmission d’information et évite d’avoir à répéter plusieurs fois ce qui a été dit auparavant. Bien que la gestion de projet peut se faire sans logiciel, il en existe de nombreux présentant un grand nombre d’avantages.

Il existe un grand nombre de logiciels de gestion de projet, offrant des fonctionnalités différentes. Vous avez donc la possibilité de choisir celui qui vous convient le mieux : Projeqtor, Trello, Freedcamp, etc.

L’agenda électronique

Grâce à un agence électronique, vous pourrez prévoir tous les événements importants de l’entreprise, et permettre à toutes les personnes concernées d’être au courant.

Cela permet une meilleure gestion de votre temps et de celui de vos collaborateurs et une meilleure organisation.

Il existe de nombreux logiciels pour permettre de gérer votre emploi du temps. Il vous suffit de choisir lequel vous convient le mieux : Doodle, Mobikap, Google Agenda, etc.

organisation matricielle : agenda electronique

Le helpdesk

 Enfin, installez un helpdesk vous permet de gérer de nombreux aspects de l’entreprise. Comme le nom l’indique, il s’agit d’une plateforme visant à vous aider dans la gestion.

Un helpdesk possède de nombreuses fonctionnalités comme l’automatisation des tâches fastidieuses, une meilleure communication et transmission de l’information, plus d’informations sur les clients, des outils digitaux d’analyse, etc.

Choisissez votre helpdesk en fonction des fonctionnalités dont vous avez besoin parmis les suivants : Zendesk, Freshdesk, Helscout, Gorgias et bien d’autres.

En conclusion, il existe de nombreux outils digitaux permettant la gestion du travail en réseau. Il suffit de savoir choisir lesquels correspondent le mieux à ses attentes et pourront faciliter le travail.