La messagerie unifiée permet de regrouper sur une seule et même interface, tous vos mails, fax, messages vocaux et dans certains cas également vos sms.
Les services de messagerie unifiée mettent à disposition de leurs clients professionnels une solution comprenant un numéro de téléphone permettant de recevoir les télécopies mais également les messages vocaux, tout en proposant également un compte e-mail, pas obligatoire.
Ainsi, grâce au système de messagerie unifiée, les messages entrants sont transférés directement dans votre outil de messagerie, souvent sous la forme de fichier attaché.
L’avantage est aussi de pouvoir consulter ces messages directement depuis une interface web ou un serveur vocal, très utile en déplacement. Vous pouvez être directement alerté par une notification SMS sur votre smartphone.
Plusieurs services existent pour la messagerie unifiée, par eux, certains proposent une gamme de services incluant la mise à disposition d’un numéro de téléphone pour la réception de fax et de messages vocaux. Activmail ou Alinto offrent notamment ce service.
La messagerie unifiée s’adresse principalement aux salariés des entreprises qui se déplacent pour rencontrer leurs clients, partenaires ou pour tout autre raison.
Un commercial par exemple pourra lire et expédier des fax tout en restant joignable.
C’est une véritable plus-value pour les entreprises avec de nombreux collaborateurs, principalement itinérants. La solution d’archivage électronique des documents papier pour s’avérer très utile et facilitera le transfert via courrier électronique vers différents destinataires.
La messagerie unifiée Microsoft Exchange
La messagerie unifiée permet de recevoir des messages électroniques, messages vocaux mais également les télécopies directement dans la boîte de réception. Grâce à cette technologie, vous pouvez accéder à l’ensemble des fonctionnalités de la messagerie vocale grâce à Internet, compatible avec les téléphones mobiles mais aussi avec Microsoft Office Outlook 2007, 2010 et Outlook Web App (OWA). A l’aide du lecteur Windows Media intégré, vous avez la possibilité de lire un message vocal depuis le volet de lecture du message grâce aux haut-parleurs de l’ordinateur.
Par ailleurs, la fonction « lire sur le téléphone » vous permet de lire vos messages vocaux depuis un appareil mobile.
Dans la messagerie unifiée, on retrouve le formulaire vocal Outlook 2007, Outlook Web App et 2010. Vous pourrez contrôler la lecture, l’arrêt, la pause et l’ajout de notes lors de l’écoute de vos messages vocaux.
Vous pourrez configurer plusieurs options de messagerie vocale pour la messagerie unifiée, le tout grâce à Outlook Web App. La réponse aux appels entrants est également disponible, même si vous n’êtes pas disponible. Par ailleurs, des règles de répondeur automatiques ont été ajoutés afin de décider comment les appels entrants doivent être traités.
L’outil utilise également la reconnaissance vocale automatique.
Protégé par Active Directory Rights, les messages vocaux peuvent être traités en toute sécurité grâce à la technologie de messagerie unifiée.
Outlook Voice Access est utilisé pour accéder au système de messagerie unifiée à partir d’un téléphone. Ainsi, vous pourrez accéder à votre boîte aux lettres Exchange à l’aide de cette technologie.
Une architecture pour la messagerie unifiée
C’est au niveau du client que l’unification des messages se réalise. En effet, les messages vocaux et les e-mails sont gérés par un même logiciel, qui va interroger la messagerie vocale du PABX avec les protocoles POP3 ou IMAP 4. La réponse est ensuite transmise sous forme de fichiers audios.
Vous pouvez aussi choisir que votre messagerie vocale et les serveurs d’emails sont synchronisés. L’unification se fera ici côté serveur de messagerie, qui, via les protocoles connus SMTP/POP 3 ou encore MAPI, va interroger la messagerie vocale du PABX pour rapatrier les messages dans les boîtes mail.
Également, vous pouvez fusionner les serveurs de messagerie. Dans ce cas, la messagerie vocale et électronique fonctionneront comme une seule entité. Le serveur de commutation se chargera tout de même de l’aiguillage en temps réel de tous les flux audio qui transitent par le PABX.
Enfin, une technique plus poussée pourrait vous permettre de déployer votre propre infrastructure pour gérer l’ensemble des canaux de communication et des clients. Le tout via un annuaire unifié.
Au niveau de la difficulté, adopter un système de messagerie unifiée impose tout de même d’effectuer des paramétrages au niveau du serveur et du réseau. L’intégration de la solution sur les serveurs peut parfois générer quelques difficultés. Par ailleurs, votre bande passante peut être également impacté car les messages vocaux et les fax transitent sur le réseau de données.
Assurer ses arrières par l’expertise de professionnels pour l’installation de la messagerie unifiée
Si vous avez un déficit de compétences dans le paramétrage d’une solution de messagerie unifiée, des professionnels de la messagerie en ont fait leur spécialité.
Ils seront à même de pouvoir regrouper sur une seule interface tous les mails, les fax ou encore les messages vocaux. Ils mettent à disposition de leurs clients en grande majorité des entreprises des solutions fiables.