La fonction de rappel d’un e-mail dans Outlook est une aubaine lorsque vous envoyez un message par erreur, que ce soit à la mauvaise personne ou avec une pièce jointe manquante. Cependant, beaucoup ignorent comment l’utiliser. En tant qu’expert en référencement, je vais vous guider à travers les différentes méthodes pour rappeler un mail Outlook, en couvrant toutes les plateformes, de la version web à l’application mobile.
Sommaire
Rappeler un mail Outlook web
La version web d’Outlook, souvent utilisée dans un environnement professionnel ou universitaire, est pratique et accessible depuis n’importe quel navigateur. Si vous avez envoyé un e-mail et que vous souhaitez le rappeler, suivez ces étapes :
- connectez-vous à votre compte Outlook sur le web.
- accédez au dossier Éléments envoyés.
- double-cliquez sur le message que vous souhaitez rappeler.
- dans la barre de menu supérieure, cliquez sur le bouton « … » (plus d’options).
- sélectionnez l’option Rappeler ce message ou une option similaire.
- un message s’affiche, vous demandant si vous souhaitez supprimer les copies non lues de ce message ou supprimer les copies non lues et les remplacer par un nouveau message.
- choisissez l’option qui vous convient et cliquez sur OK.
Gardez à l’esprit que cette fonctionnalité a des limitations. Elle fonctionne généralement mieux si le destinataire utilise également Outlook au sein de la même organisation. Si le destinataire a déjà ouvert le message, le rappel ne fonctionnera pas.
Rappeler un message Outlook 365
Microsoft 365, anciennement Office 365, est une suite d’applications et de services basée sur le cloud. Rappeler un e-mail dans Outlook 365, la version de bureau, est un processus simple. Voici comment faire :
- ouvrez l’application de bureau Outlook.
- allez dans votre dossier Éléments envoyés.
- double-cliquez sur le message que vous voulez rappeler pour l’ouvrir dans une nouvelle fenêtre.
- dans le ruban en haut, sous l’onglet Message, trouvez le groupe Déplacer.
- cliquez sur la flèche vers le bas à côté de Actions (ou Autres actions).
- sélectionnez Rappeler ce message….
- une boîte de dialogue apparaît, vous demandant si vous souhaitez supprimer les copies non lues de ce message ou supprimer les copies non lues et les remplacer par un nouveau message.
- cochez la case m’avertir si le rappel réussit ou échoue pour chaque destinataire pour être informé de l’état du rappel.
- cliquez sur OK.
Il est important de noter que cette fonctionnalité est principalement efficace dans un environnement d’entreprise, où tous les utilisateurs sont sur le même serveur Exchange. Si vous envoyez un e-mail à quelqu’un en dehors de votre organisation, le rappel est peu susceptible de fonctionner.
Rappeler un mail Outlook Mac
La version Outlook pour Mac est une application à part entière qui a ses propres spécificités. Le processus de rappel d’un e-mail y est légèrement différent.
- ouvrez votre application Outlook pour Mac.
- allez dans le dossier Éléments envoyés.
- double-cliquez sur le message que vous souhaitez rappeler.
- dans le ruban, cherchez l’option message.
- déroulez le menu déplacer ou actions.
- sélectionnez rappeler ce message.
Actuellement, il n’y a pas de fonction de rappel intégrée à Outlook pour Mac. L’option Rappeler ce message n’est pas disponible dans le ruban ou les menus. Les utilisateurs de Mac doivent utiliser l’application de bureau sur un PC Windows ou la version web pour tenter de rappeler un message. La seule solution pour les utilisateurs de Mac est de retarder l’envoi des messages, ce qui leur donne une fenêtre de temps pour annuler un envoi.
Rappeler un mail Outlook mobile
La version mobile d’Outlook, disponible sur iOS et Android, est très pratique pour la gestion des e-mails en déplacement. Malheureusement, la fonction de rappel de message n’est pas disponible directement dans l’application mobile. La seule option est d’utiliser la fonction Annuler l’envoi, qui vous donne une courte période de temps pour annuler un message après l’avoir envoyé.
- ouvrez l’application Outlook sur votre mobile.
- rédigez et envoyez votre e-mail.
- immédiatement après avoir cliqué sur envoyer, une notification apparaîtra au bas de votre écran.
- cliquez sur annuler dans cette notification pour empêcher l’envoi du message.
La période de temps pour annuler est très courte, généralement quelques secondes, vous devez donc être très rapide.
Rappeler un mail Outlook iPhone
Comme mentionné précédemment, il n’y a pas de fonction de rappel de message dans l’application Outlook pour iPhone. La seule option est d’utiliser la fonctionnalité d’annulation d’envoi.
- lancez l’application Outlook sur votre iPhone.
- après avoir rédigé et cliqué sur envoyer, vous verrez un message « envoi… » au bas de l’écran.
- juste à côté de ce message, une option annuler apparaîtra.
- appuyez rapidement sur annuler pour empêcher l’envoi de l’e-mail.
Cette période d’annulation est courte, il est donc essentiel de réagir très vite.
Combien de temps pour rappeler un mail Outlook ?
Le facteur temps est crucial pour un rappel de message réussi. Idéalement, vous devez tenter de rappeler le message dès que possible après l’envoi. Les conditions suivantes doivent être remplies pour que le rappel soit efficace :
- le destinataire n’a pas encore ouvert l’e-mail.
- le destinataire utilise Outlook ou un serveur Exchange compatible avec la fonction de rappel.
- le message se trouve toujours dans la boîte de réception du destinataire, et non dans un autre dossier.
- le destinataire n’a pas configuré de règles qui déplaceraient l’e-mail vers un autre dossier dès sa réception.
Si le destinataire a déjà ouvert le message, le rappel échouera, et il sera notifié que vous avez tenté de rappeler l’e-mail. Dans la plupart des cas, il verra à la fois l’e-mail d’origine et la notification de rappel, ce qui peut être embarrassant.
Vous avez envoyé un email vers le jeu du dino au casino à votre patron durant le week-end ? Il est urgent de le rappeler tant que ce dernier n’a pas ouvert l’email ! Tic Tac, l’horloge tourne avant lundi matin. Ensuite, il sera trop tard.
Rappeler un mail Outlook Android
La situation est la même pour les utilisateurs d’Android que pour ceux d’iPhone. Il n’y a pas de fonction de rappel de message dans l’application mobile Outlook.
- ouvrez l’application Outlook sur votre appareil Android.
- après avoir envoyé un e-mail, une bannière « message en cours d’envoi » apparaît en bas de l’écran.
- un bouton annuler sera visible sur cette bannière.
- appuyez immédiatement sur annuler pour empêcher l’envoi.
Tout comme sur iPhone, vous n’avez que quelques secondes pour le faire.
Vous avez essayé de rappeler ce message Outlook
Après avoir tenté de rappeler un message, vous recevrez une notification d’Outlook vous informant de l’état du rappel. Il peut y avoir plusieurs scénarios :
- rappel réussi : le message a été supprimé de la boîte de réception du destinataire et vous recevrez une notification de succès.
- rappel partiel : le message a été supprimé chez certains destinataires mais pas chez d’autres. Cela peut se produire si certains destinataires ont ouvert l’e-mail ou utilisent un système de messagerie incompatible.
- échec du rappel : le rappel a échoué chez tous les destinataires. Cela se produit si le message a été ouvert ou si les destinataires n’utilisent pas une version compatible d’Outlook/Exchange.
Il est important de se rappeler que même en cas de rappel réussi, le message peut toujours être visible dans les notifications sur l’appareil mobile du destinataire, ou une trace peut rester dans son dossier Éléments supprimés.
En conclusion, la fonction de rappel d’e-mail d’Outlook est un outil utile, mais elle est loin d’être infaillible. Elle fonctionne de manière optimale dans un environnement d’entreprise où tous les utilisateurs sont sur le même serveur Exchange. Pour les utilisateurs de la version web ou mobile, le moyen le plus sûr de se prémunir contre les erreurs d’envoi est de configurer un délai d’annulation ou d’utiliser la fonction de report d’envoi.
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