La question des coûts reste centrale à l’heure de renouveler les solutions de collaboration au sein de l’entreprise. Aussi performantes soient-elles, les communications unifiées doivent avant tout être accessibles aux finances de l’organisation et assurer un retour sur investissement. Est-ce réellement le cas ? La réponse tend vers la positive.
Une approche ergonomique poussée pour concevoir des solutions de collaboration selon l’expérience utilisateur (UX)
Aujourd’hui, les solutions de collaboration sont suffisamment matures pour être intégrées dans toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Ces outils de communication au sein de l’entreprise ont fait l’objet d’une réflexion approfondie sur les besoins réels dans les organisations. C’est l’expérience utilisateur (UX) qui a été analysée. La conception des outils de collaboration (communications unifiées et visioconférence) a été menée par les différents acteurs (Cisco, Microsoft, Polycom, Lifesize, Orange etc.) sur la base d’une ergonomie irréprochable en constante évolution. Ceci explique l’excellente intégration de ces nouveaux outils dans les entreprises et les faibles résistances des utilisateurs eux-mêmes.
Conception des solutions de collaboration avec prise en compte de l’expérience utilisateur
(définition de l’expérience utilisateur ou UX)
Cas d’une multinationale
Des PME aux grands groupes, tous prennent la mesure du développement des communications unifiées. La question se pose toutefois essentiellement pour les structures les plus importantes. Prenons une multinationale implantée en France possédant des filiales aux Etats-Unis et en Europe de l’Est souhaitant éventuellement migrer vers une solution de communications unifiées. La structure s’aperçoit rapidement que son installation actuelle coûte plusieurs milliers d’euros par mois en téléphonie à l’international. La migration des salariés entre les différents pays demande également un temps d’adaptation, notamment en ce qui concerne le matériel disponible sur place. Opter pour un système de communications unifiées permet dans ce cas de réaliser d’importantes économies mensuelles et de mettre en place une standardisation des outils de travail pour les collaborateurs. L’objectif est que ces derniers aient l’impression de travailler « depuis leur bureau ».
Étapes conditionnant la réussite du passage vers les communications unifiées
Résilier son abonnement à son fournisseur téléphonique classique n’est pas suffisant pour assurer une bonne transition vers les communications unifiées. L’entreprise doit mettre en place une formation auprès des employés afin qu’ils soient en mesure d’utiliser les différentes fonctionnalités de ces outils de collaboration. Les dirigeants eux-mêmes doivent envisager de se faire accompagner s’ils sont novices en la matière. La structure doit également veiller à disposer d’un réseau suffisamment dimensionné et à collecter les données du PABX afin d’éviter tout problème futur.
Difficile de juger de l’aspect économique des solutions de collaboration et communications unifiées tant les besoins des entreprises sont hétérogènes. De façon concrète, ces outils limitent les déplacements physiques et donc les frais liés à ces opérations. Du point de vue fonctionnel, le résultat est encore plus difficilement quantifiable. Les communications unifiées représentent toutefois l’arrivée de nouvelles fonctionnalités dans l’entreprise, c’est donc un pari sans risque sur l’avenir, car toutes les entreprises y viendront, plus ou moins rapidement.