Il arrive pour tout entrepreneur de subir un retard de paiement, voire des impayés, de la part de ses débiteurs. Ces incidents peuvent impacter la trésorerie de l’entreprise. Il convient de réagir rapidement en procédant au recouvrement de vos factures en souffrance. Voici les différentes solutions que vous devez connaître pour régler vos problèmes de créances.
La relance anticipative
Il s’agit de rappeler au client qu’une facture a été émise en son nom. Vous pouvez le faire grâce au logiciel de recouvrement qui gère la relance facture impayée. L’outil envoie au client concerné une notification qui lui rappelle qu’une facture arrive bientôt à échéance. L’e-mail est envoyé avant la date de paiement en mentionnant le nombre de jours restant avant l’échéance.
Cette démarche apporte de nombreux avantages :
- Elle permet d’identifier d’éventuelles contestations qui peuvent motiver le client à ne pas honorer son engagement.
- Il permet au client de vous avertir à temps s’il ne peut pas payer la facture à la date prévue.
- Elle aide votre client à ne pas oublier le règlement de votre facture. À noter que l’oubli, dû à la charge de travail, est une cause importante de retard de paiement.
- Cette notification courtoise invite le client à prioriser le paiement de votre facture par rapport à ceux d’autres fournisseurs qui ne se sont pas manifestés.
- Il vous aide à l’encaissement de vos factures si vous joignez à votre mail une solution de paiement en ligne.
Le recouvrement à l’amiable
Le recouvrement à l’amiable vous permet de réclamer le paiement de vos créances tout en préservant une relation privilégiée avec vos clients. Elle consiste à communiquer au client qu’une facture que vous lui avez adressée reste impayée alors que la date de paiement est dépassée. Cette démarche est plus connue sous le nom de « relance ».
La relance permet de diminuer la durée des retards de paiement. Elle sécurise votre trésorerie et optimise votre BFR en évitant les impayés des clients à risque.
Le logiciel de recouvrement vous aide également dans la gestion des impayés en s’occupant de la relance client.
- Il envoie une série de relances automatiques, graduées et qualifiées. La teneur de chaque relance évolue en fonction de la durée de retard de paiement et des actions menées précédemment.
- Il dispose d’un tableau de bord qui affiche la balance âgée et vous donne une vision d’ensemble des factures impayées. L’analyse de cet état de créance lui permet de définir une relance personnalisée et graduelle.
- Vous pouvez choisir un canal de communication adapté selon les tranches de retard, la valeur des créances ou encore le niveau de fidélité du client : appel téléphonique, e-mail, courrier recommandé, etc.
La lettre de mise en demeure
La lettre de mise en demeure exige du client qu’il paie la facture. Elle produit des effets juridiques, notamment la possibilité pour vous d’obtenir des dommages et intérêts en raison du retard de paiement. Elle fait partie de la procédure à suivre pour une démarche contentieuse (recouvrement judiciaire).
Pour qu’elle soit recevable, la lettre de mise en demeure doit remplir quelques critères mentionnés par la loi :
- L’objet de la lettre est « mise en demeure » ;
- La lettre doit mentionner les modalités de paiement (nouveau délai accordé, moyen de paiement…) ;
- Elle doit comporter le nom et les coordonnées des deux parties ;
- Le créancier doit dater et signer la lettre ;
- La lettre doit être expédiée via un courrier recommandé avec accusé de réception.
Le recouvrement judiciaire
Le recouvrement judiciaire vous permet de contraindre le débiteur à payer grâce à un titre exécutoire obtenu par une décision de justice. Il existe 3 formes de recouvrement judiciaire :
- L’injonction de payer: une ordonnance délivrée par le juge du tribunal de commerce. Elle vous permet de faire appel à un huissier pour exiger le paiement de votre facture.
- Le référé provision vous aide à obtenir rapidement le paiement total ou partiel de votre créance.
- L’assignation en paiement qui est une procédure de recouvrement donnant lieu à un procès entre les deux parties. C’est une procédure longue et coûteuse qui peut aboutir à l’engagement de la responsabilité contractuelle du client récalcitrant.
En résumé, les solutions à l’amiable vous permettent de réclamer le paiement de vos factures impayées par le dialogue. Les recours juridiques vous permettent de recouvrer les impayés avec l’aide de la justice.