Le RPA, ou robotic process automation, consiste à automatiser des tâches répétitives dans à l’aide d’applications informatiques. Cette automatisation s’appuie sur l’intelligence artificielle afin de reproduire certains comportements humains.
Le fonctionnement de la RPA
Le fonctionnement du RPA commence quand le robot logiciel est connecté aux systèmes internes de l’entreprise, par l’entremise de ses postes de travail ou en tâches de fond sur ses serveurs. La tâche ciblée est exécutée de la même manière qu’un humain pourrait le faire. La différence fondamentale est que le robot est plus rapide que l’humain. Concernant les tâches récurrentes nécessitant une action régulière, il suffit de transmettre des instructions au robot pour que ce dernier les exécute. Avec donc le RPA, les copier-coller de données, les ressaisies et bien d’autres tâches habituellement faites de façon répétitive par les humains deviennent automatiques. Leur exécution se fait à une vitesse fulgurante, sans erreurs et sans observer de pauses.
RPA et automatisation des workflows
La technologie RPA automatise et optimise les workflows, ou flux de travail. Aujourd’hui, dans un contexte économique en constante évolution, il est nécessaire de définir clairement les processus et les flux de travail pour ainsi permettre aux collaborateurs de gagner du temps, augmenter la satisfaction client, limiter le risque d’erreur et améliorer la productivité.
Le recours au RPA est envisageable pour une excellente gestion des workflows. Pour sa mise en œuvre, la première étape à suivre est l’identification des flux de travail qui sont susceptibles d’être optimisés en combinant une intervention humaine et RPA. Après, il est nécessaire de les mettre en place au sein de l’organisation par le biais d’un logiciel de flux de travail.
Notez que si le travail quotidien ou un projet a été préprogrammé dans les détails, il est possible que vos collaborateurs se sentent sous-estimés, et même aliénés. Pensez donc à recourir à la RPA tout en l’accompagnant d’une démarche de pédagogie et de changement. Tous les acteurs concernés finiront par y trouver leur compte du fait de l’enrichissement de leurs fonctions de gestion. Cela dit, c’est une bonne idée d’impliquer vos collaborateurs et managers concernés dans la construction, la mise en œuvre et le développement d’une gestion workflows. Vous facilitez ainsi l’adoption et la rationalisation des processus qui sont au cœur de votre organisation.
Les outils (logiciels) de RPA
Pour la mise en œuvre de la technologie RPA, il est nécessaire d’utiliser un outil d’automatisation des processus robotiques. Il en existe une multitude, chacun ayant très souvent des spécificités et fonctionnalités particulières. En voici quelques-uns :
Blue Prism
Cet outil RPA est basé sur le langage de programmation Java. Il permet d’éliminer les travaux manuels à faible rendement et à haut risque de saisie et met en avant une puissante plateforme de traitement de données. Blue Prism automatise les procédures administratives répétitives et accélère les processus métiers tout en ayant une prédisposition à assurer la gestion de l’information financière de masse du fait de sa fonction de « large scale processing ». Cet outil RPA a une interface intuitive. Sa prise en main est fluidifiée grâce à sa fonctionnalité « Drag and Drop ». Toutefois, il est nécessaire d’avoir des connaissances de base en programmation pour pouvoir bénéficier de toutes ses fonctionnalités. Les avantages de Blue prism sont nombreux, notamment son intelligence artificielle qui fait qu’il n’est pas nécessaire d’intervenir humainement après l’avoir paramétré. En outre, son niveau de sécurité est élevé, avec le cryptage de toutes les informations et leur stockage dans un centre de données. C’est également un outil polyvalent qui s’adapte à toutes les plateformes et prend en charge de nombreuses langues.
Pega
Très populaire, cet outil RPA dynamise la numérisation des entreprises en leur donnant la possibilité de créer leurs propres CRM d’automatisation de processus. Son utilisation permet de réduire les coûts de développement de 75 % et de générer un ROI satisfaisant. Ce progiciel, basé sur le Cloud, stocke toutes ses données d’utilisation dans sa propre mémoire. Son intelligence décisionnelle lui donne la possibilité d’identifier automatiquement les processus nécessitant une optimisation. Ce redoutable outil RPA de marketing embarque plusieurs fonctionnalités, dont des chatbots qui rendent les échanges avec les clients automatiques grâce à une scénarisation préétablie. Il dispose d’éléments d’analyse prédictive et de Machine Learning qui peuvent étudier le comportement de la cible. En rassemblant les données clients, cet outil se veut un hub de décision à considérer pour proposer de meilleures offres aux clients.
UiPath
Cet autre outil RPA assure la gestion des processus métier les plus complexes et automatise toutes sortes d’applications bureautiques ou web. Le gros avantage avec UiPath est qu’il ne nécessite pas d’avoir au préalable des connaissances dans le codage. Après l’avoir déployé, il est possible de suivre de près l’avancement des tâches automatisées via une seule interface, en se fiant simplement à un tableau de bord centralisé. La fonction « Drag and Drop » est proposée par cet outil RPA qui garantit une meilleure productivité grâce à des robots puissants dotés de fonctions AI/ML.