À partir de la RPA, il est possible d’automatiser diverses tâches et plusieurs processus numériques d’une entreprise. Le recours à cette technologie permet la suppression de l’intervention manuelle qui est remplacée par un système robotisé. Les actions humaines sont donc mimées par des robots.
Définition de la RPA ou Robotic Process Automation
La RPA est l’acronyme de « Robotic Process Automation », ce qui peut se traduire en français par « robotisation des process automatisés ». Une bonne définition de la RPA ici.
Il s’agit d’une technologie qui met à l’honneur des logiciels robots capables de réaliser des travaux de traitement et de manipulation de données. Ces logiciels robots permettent aussi les échanges entre les différents systèmes informatiques et de communication interne et externe. Ils réalisent une succession de tâches prédéfinies en tenant compte d’informations précises et identifiées. Les robots de la RPA captent également des données dans de nombreux systèmes et ensuite digitalisent et exécutent des actions habituellement gérées par les Hommes. Lorsqu’ils sont confrontés à des situations non identifiées, ils alertent le responsable qui prend le relai et s’occupe du traitement.
Les principaux types de RPA
RPA assistée ou front office
On distingue plusieurs types de RPA. L’un de ceux-ci est la RPA assistée ou front office qui exécute des travaux du front office. Avec ce type de RPA, le robot effectue avec exactitude les tâches qui lui ont été montrées.
RPA non assistée ou back-office
Il existe aussi la RPA non assistée ou back-office. Cette option est considérée comme du management de robots, du travail de back-office, du reporting simple ou de l’orchestration de travail.
RPA autonome
Il y a également la RPA autonome qui est plus complexe. Ce type de RPA permet la réalisation des traitements d’informations avec des workflows. Il s’agit d’une solution plus aboutie et très puissante dont la mise en pratique garantit la réalisation de traitements complets, verticaux et transversaux.
RPA cognitive
Notez en outre l’existence de la RPA cognitive qui favorise une interaction avec des logiciels de reconnaissance et d’interprétation des informations, tels que la reconnaissance de la voix et des documents. Ce type de RPA est capable de gérer des données non structurées.
Mise en place de la RPA pour le traitement des tâches répétitives
Le déploiement de la RPA permet le traitement des tâches répétitives basées sur des règles et exploitant des données numériques. En général, la mise en place de cette technologie se fait très rapidement pour les solutions de front office. Cela se comprend puisque la RPA est, dans ce cas, déployée directement sur les postes de travail des collaborateurs, soit en périphérie du SI. Il s’agit quasiment de la mise en œuvre d’un robot par personne. Notez que ce premier niveau de RPA n’a pas d’incidence particulière sur le SI et n’impose pas d’intervention sur les différents logiciels. Par contre, le niveau back-office nécessite plus de travail puisqu’il récupère des informations provenant des autres logiciels. Et cela se fait sans engendrer de modification sur le SI ni remettre en question l’organisation informatique.
Préparation de la mise en œuvre d’un projet de RPA
Si vous envisagez de lancer un projet de RPA, pensez aux processus métier qui garantissent le fonctionnement de votre organisation. Car cette initiative devra porter sur certains de ceux-ci, ainsi que sur une ou plusieurs activités composant ces processus métier. Au préalable, il est nécessaire d’établir un état de santé du processus afin d’établir un terrain favorable à l’implantation du projet. Sachez que l’automatisation d’une activité d’un processus défaillant ne permet pas de profiter véritablement des avantages de la RPA. Le risque encouru est d’automatiser des erreurs et de créer rapidement des problèmes.
Il est indispensable de poser certains actes en vue de capturer et d’analyser les processus à automatiser par la RPA. L’utilisation d’un outil de découverte de processus est souhaitable pour le rassemblement et la collecte des processus métier effectués au sein de votre organisation et que vous avez l’intention d’automatiser. Aussi, il est bon de réunir les propriétaires de processus ainsi que les participants afin de collecter leurs connaissances. En outre, faites une analyse de votre paysage de processus en ayant recours à une solution d’intelligence artificielle. L’objectif est de capturer l’état de fonctionnement actuel et parfaire les performances en reconsidérant éventuellement les processus.
Après la réalisation de ces différentes opérations, des zones éligibles à l’automatisation par robots logiciels pourront être définies. Vous soulagerez ainsi vos employés qui n’auront plus besoin de réaliser des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée. Ils pourront surtout se concentrer sur des tâches où l’intervention humaine est meilleure que celle des robots.
Robots de saisie de données
La saisie de données est souvent la dernière frontière de l’automatisation des processus. Elle implique ce que nous appelons « l’automatisation de la chaise pivotante », ou copier et coller des informations d’une application à une autre. Ces processus sont lents, sujets aux erreurs et coûteux lorsque les humains les exécutent, mais si l’intégration est coûteuse ou nécessite des chemins logiques complexes, le service informatique peut être dans l’incapacité de vous aider.
Les robots de saisie de données capturent automatiquement l’automatisation des documents, capturent les données électroniques existantes et les transmettent automatiquement d’un système à un autre. Parce qu’ils effectuent le travail essentiellement à la manière d’un humain, se connectant et se déconnectant des systèmes et copiant et collant des informations, ils ne nécessitent pas d’intégrations coûteuses ou complexes.
Robots de validation et de vérification
De l’octroi de licences à la vérification des clients, en passant par l’authentification des transactions financières et les dernières mises à jour réglementaires, il est probable qu’une organisation passe énormément de temps à valider et à vérifier les informations fournies par les clients, les fournisseurs et les employés.
De plus, ces procédures de vérification manuelle ont tendance à être couvertes en risque. Il n’y a pas deux employés qui les font de la même manière, il n’y a donc pas de processus fiable. La précision peut être un problème. L’Institute for Robotic Process Automation note que les humains font 1 erreur dans 10 tâches manuelles sur 100 effectuées. La piste d’audit est sommaire, ouvrant votre organisation à un cauchemar de conformité.
Les robots de validation effectuent des appels en temps réel vers des systèmes internes et tiers pour vérifier l’exactitude ou l’authenticité des informations. Ils transforment un processus réactif et peu fiable en une machine d’automatisation proactive et bien huilée. Et lorsqu’il y a un problème de vérification, le robot escalade le problème à son collègue humain, rel= »noopener noreferrer » qui est le mieux équipé pour le gérer.
Robots d’intégration de système
Alors que certaines entreprises ont été construites sur de nouvelles plateformes technologiques agiles, la réalité est que la plupart des entreprises sont construites sur des systèmes existants qui ont été fortement personnalisés au fil des ans.
Lorsque des entreprises fusionnent ou sont acquises, les systèmes de base de chaque entreprise continuent de fonctionner en silos, créant beaucoup de travail manuel et une expérience client frustrante. Les systèmes des fournisseurs ne parlent pas à votre ERP. Les systèmes orientés client offrent aux systèmes de back-office un traitement silencieux et vice versa.
Les robots d’intégration de système sont utilisés pour « corriger » une connexion entre des systèmes qui ne se parlent pas , mais qui sont trop complexes ou demandent beaucoup de travail pour être intégrés.