Publié le: 12 octobre 2020 Publié par : Xavier Commentaires: 0
e-procurement

La naissance du commerce électronique a profondément modifié les relations d’affaires. Les échanges B2B (Business to Business) ont créé de nouveaux liens entre les fournisseurs et les entreprises clientes. De nouvelles approchent numériques ont alors été mises au point, notamment pour la gestion de l’approvisionnement.

L’e-procurement et ses objectifs

L’e-procurement, ou approvisionnement en ligne, est une solution aujourd’hui incontournable afin d’optimiser les processus achat en entreprise. L’e-procurement consiste à dématérialiser la fonction achat par le biais d’Internet, grâce à des catalogues en ligne et des processus centralisés et automatisés. L’objectif est alors la réduction des coûts et des délais de traitement des commandes, la suppression des erreurs de saisie, mais aussi la création de valeur ajoutée.

On distingue l’e-procurement de l’EDI (Échange de Données Informatisé) qui est simplement un système informatique d’échanges d’informations commerciales, et du e-sourcing qui désigne quant à lui une solution d’amélioration des processus de recherche d’achat.

La mise en place

L’implémentation d’un système d’approvisionnement en ligne au sein d’une entreprise requiert la mise à plat des processus existants et leur simplification grâce aux outils numériques associés. L’e-procurement s’inscrit au sein du système P2P (Procure to Pay ou Purchase to Pay), un progiciel de gestion intégré installé dans les systèmes informatiques internes.

Pour mettre en place un e-procurement pertinent et efficace, il est donc nécessaire d’intégrer dans un premier temps l’outil d’approvisionnement au sein du système interne de l’entreprise. Cette opération permet d’éviter les travaux de ressaisie et de faciliter le reporting. Il est également important de définir en amont une procédure de workflow, autrement dit de déterminer le circuit de validation des commandes.

Le but étant par exemple que l’utilisateur final puisse sélectionner les produits dont il a besoin sur un catalogue d’offres en ligne, déclenchant une demande d’approbation numérique transmise automatiquement au département achat. Enfin, tout l’intérêt de l’approvisionnement en ligne réside dans le fait que chaque collaborateur impliqué doit pouvoir procéder lui-même à ses demandes d’achat en ayant accès facilement à des catalogues fournisseurs privés.

Les bénéfices

Un système d’approvisionnement en ligne bien rodé et implémenté correctement apporte d’immenses bénéfices à une entreprise. Parmi ces bénéfices on peut citer :

  • Le fonctionnement optimisé de la chaîne de production : les pratiques traditionnelles coûteuses en temps et en énergie sont remplacées par des processus plus fluides et simplifiés ;
  • Une gestion administrative allégée : les étapes des processus achats manuelles sont souvent lourdes et répétitives. Grâce à l’e-procurement, les processus sont centralisés et gérés par un seul service. Il en résulte alors des économies de main-d’œuvre conséquentes, un gain de temps important et une réorientation possible de certaines équipes vers des tâches à plus forte valeur ajoutée ;
  • Une réduction des achats superflus et inutiles ;
  • Une meilleure visibilité sur les dépenses ;
  • Une meilleure maîtrise du budget ;
  • La diminution des erreurs de traitement et donc des litiges ;
  • L’amélioration du fonctionnement du département achat, de meilleures prestations vis-à-vis des clients et, in fine, des performances globales optimisées.

 

 

Partager