La plupart du temps, votre première interaction avec vos prospects se fait souvent via téléphone, étant donné qu’il s’agit du moyen de communication le plus pratique. Lors d’un premier appel, vous devez donc dégager une bonne impression et faire preuve d’un professionnalisme irréprochable afin d’attirer la sympathie de vos interlocuteurs. Voici alors 5 conseils pratiques pour débuter une bonne communication téléphonique avec un client.
1. Soyez le plus proactif possible
Lors d’une conversation téléphonique, essayez d’anticiper les demandes de vos clients en prenant des dispositions proactives. Non seulement ils apprécieront votre volonté à les assister le plus efficacement possible, mais vous réaliserez tous les deux un gain de temps considérable. Par exemple, suite à un achat en ligne de la part de votre client, vous pourrez lui fournir des informations détaillées vis-à-vis du suivi de sa commande. Une telle initiative renforce l’image de votre entreprise et soutient une relation de confiance à long terme avec vos clients.
Vous pouvez également être proactif en externalisant votre gestion téléphonique. De ce fait, votre entreprise sera toujours disponible pour traiter les requêtes de vos clients, même quand vous êtes en congé. Ainsi, afin de maintenir une communication constante avec vos prospects, pensez à engager un prestataire qui maîtrise des logiciels de télésecrétariat téléphonique tels que Doctolib à Madagascar.
2. Soyez attentif aux besoins de vos clients
Gardez à l’esprit que l’écoute fait partie des piliers d’une bonne communication. Ainsi, avant de poser la moindre question, tendez tout d’abord l’oreille lorsqu’un client vous appelle.
Encouragez-le à expliquer leur situation en détail, et ce, même si vous avez déjà une solution à lui proposer. En procédant de cette manière, vous valorisez votre interlocuteur et obtenez des informations pertinentes qui peuvent être utilisées pour trouver des solutions.
3. N’oubliez pas d’être humain
Qu’il s’agisse d’un simple particulier ou d’un client très important, sachez que la personne avec qui vous parlez est avant tout humaine. La recette d’une interaction réussie avec un client est un mélange de professionnalisme et d’empathie. N’hésitez donc pas à :
- appeler votre interlocuteur par son prénom
- remercier votre prospect de vous avoir appelé
- lui faire comprendre qu’il a toute votre attention
- Votre objectif est de mettre vos prospects à l’aise et faire en sorte qu’ils aient confiance en vous.
4. Adoptez un langage positif
Toujours dans l’optique de rassurer votre client, utilisez un vocabulaire positif. Il arrive souvent que lorsqu’un prospect vous appelle, il expérimente une situation difficile et vous appelle, car il a besoin de votre assistance.
En entendant des expressions positives et sympathiques, votre client vous considérera comme un allié fiable qui résoudre ses problèmes. À l’inverse, un langage négatif ne fera que remettre en question votre capacité à aider votre interlocuteur.
5. Fournissez des réponses brèves, mais claires
Lorsque vous allez donner des directives ou tout simplement communiquer des informations additionnelles à un client, faites-en sorte que votre message soit le plus simple et concis possible. Évitez donc l’utilisation d’un jargon trop technique, au risque de frustrer vos prospects. Veillez également à fournir des explications courtes pour ne pas perdre l’attention du client.