Publié le: 2 février 2017 Publié par : Xavier Commentaires: 0
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Quand bien même on assiste à une généralisation de la visioconférence collaborative en entreprise, lorsqu’il s’agit de réunion impliquant de nombreux participants, celle-ci ne s’improvise pas si l’on veut en assurer la pleine réussite. Organiser une session de travail en visioconférence demande un travail en amont et un certain nombre de règles à respecter le jour J. Zoom sur les pratiques indispensables à la réussite de cet évènement.

Comment réussir une réunion en visioconférence ?

L’ergonomie, la manière dont l’interface de la solution de visioconférence a été pensée, ne suffit pas toujours pour garantir le succès d’une réunion en vidéoconférence. Certes, une interface bien pensée va induire des comportements et un usage précis, mais la réflexion sur l’UX (l’expérience utilisateur en conférence vidéo) qui a présidé à sa conception ne peut se substituer entièrement à une bonne préparation. Abordons donc la visioconférence sous l’angle de l’organisation et des méthodes indispensables pour que cette pratique entre dans la culture de l’entreprise et soit une réussite. Ce regard sur les usages et les bonnes pratiques nous permet de revenir sur leur conception elle-même basée sur l’expérience utilisateur UX. Les meilleures solutions intégrant la visioconférence ont en effet été conçues sur la base des utilisateurs eux-mêmes, au centre de toutes les évolutions !

Revoir pour cela le webinar Cisco consacré à l’expérience utilisateur (UX).

 

Un webinar où l’on voit que des entreprises comme Cisco sont à la pointe des conseils en ergonomie prodigués par les spécialistes de l’UX telle l’agence d’UX Design Usabilis, experte en conception d’interface et design de service. Ces entreprises insistent en effet sur la prise en compte de l’expérience utilisateur (UX) à tous les niveaux de la réflexion sur une interface. De sa conception à sa commercialisation, en passant par toutes les étapes du maquettage, du design graphique etc. L’usage de tests utilisateurs est particulièrement recommandé pour confronter les idées et les réalisations aux usages concrets !

L’expérience utilisateur, l’UX comme on dit maintenant, est au cœur de la conception des solutions de visioconférence qui fonctionnent vraiment !

Si la visioconférence s’expérimente au quotidien, une réunion en visioconférence s’anticipe avant tout !

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La visioconférence prend de l’ampleur dans le milieu professionnel. Les intégrateurs leaders en France comme certaines sociétés le constatent chaque jour

L’étude In-Stat estime le nombre de professionnels concernés à 380 millions en 2015, contre seulement 63 millions en 2010. Un nombre croissant d’utilisateurs est donc confronté à cette situation qui peut demander dans certains cas de préparer avant le jour J, en particulier lorsque le participant est également l’organisateur de la visioconférence. Cela concerne plus particulièrement les sessions impliquant de nombreux acteurs. Il en va d’une visioconférence comme d’une réunion en coprésence, la préparation est essentielle pour gagner en efficacité. Penser que l’accès immédiat à un espace partagé et la présence de tous les interlocuteurs sur l’écran vous exonère de toute préparation est une erreur que vous ne commettrez pas deux fois.

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Lorsqu’il s’agit d’une réunion structurée, cet évènement est un travail d’équipe où une répartition des rôles permet de palier à toute éventualité. Le professionnel connaissant tous les contacts doit faire office de coordinateur et superviser l’équipe technique. L’animateur intervient quant à lui en répartissant la parole entre les participants et en assurant le bon déroulement du programme préétabli. Il peut être utile qu’un technicien soit présent sur place en cas de problème matériel.

Préparation et déroulement d’une réunion en visioconférence

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  • Définir le nombre de participants
  • On peut harmoniser le profil des participants, les rôles de chacun
  • Définir la durée de la réunion : 2 heures est un maximum, 1 heure peut suffire à aborder l’essentiel et prendre les décisions qui s’imposent. S’il faut plus de temps (ce qui est rarissime), envisager des pauses pour que les participants puissent se détendre ou prendre connaissance de leurs messages.
  • Définir un ordre du jour : quels sujets devront être traités en dans quel ordre, si possible, appliquer un temps pour chacun d’entre eux.
  • Prévenir les participants : il est impératif de prévenir chacun afin qu’il se libère à l’heure précise, sans retard afin de démarrer et terminer à l’heure !
  • Vous pouvez joindre un document de travail pour faciliter les échanges et aider les participants à préparer leur intervention.
  • Animer la réunion en écoutant : l’animateur ne doit pas nécessairement être le participant, il est bon qu’il prenne du recul et puisse également servir de médiateur, voir de modérateur.
  • Le modérateur doit s’assurer que chacun dispose d’une expérience, il peut ensuite distribuer la parole, établir les temps d’intervention de chaque participant, laisser les échanges courir ou au contraire les restreindre selon les sujets et l’ordre du jour.
  • Etablir le compte rendu de réunion : incontournable pour reporter l’ensemble des points abordés. Un document plus ou moins détaillé à envoyer à l’ensemble des participants après la réunion.

Astuces avant de commencer

On peut aussi demander le numéro de téléphone / l’email des différents contacts si la visioconférence ne fonctionne pas pour une raison ou pour une autre. L’organisation de tests avant l’évènement reste le meilleur moyen de régler les différents problèmes pouvant se présenter. C’est aussi l’occasion d’échanger une première fois certains participants dans une ambiance plus détendue. N’oubliez pas de tenir compte des éventuels décalages horaires pour fixer une heure convenant à tous les interlocuteurs.
Toutes ces attentions préalables garantiront le succès et seront vite intégrées et rapides à exécuter avec le temps.

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Les pratiques à privilégier

Une présentation de qualité est à la portée de tous à condition de respecter certaines règles. L’intervenant doit idéalement afficher un degré de décontraction mesuré, se tenir droit et sourire, le tout à bonne distance du micro. Parlez clairement et lentement, en particulier si la réunion se déroule dans une langue étrangère pour certains. Il est intéressant d’associer la parole aux gestes sans que ces derniers soient trop rapides si la connexion de l’ensemble des participants n’est pas excellente (risque de latence). De petites pauses régulières offriront la possibilité à chacun d’intervenir ou poser des questions.

Comme souvent dans l’univers professionnel, la tenue vestimentaire jouera énormément sur la première impression visuelle (évitez toutefois les rayures qui peuvent créer des effets d’optique dérangeants). Rester attentif permet de donner une bonne image et de préparer au mieux son temps de parole. N’oubliez pas de couper votre micro lorsque votre intervention est terminée pour éviter les bruits de fond désagréables pour vos interlocuteurs.

Ne négligez pas le contact visuel avec les participants. 58 % des personnes interrogées déclarent qu’il est essentiel au bon déroulement d’une visioconférence (étude « Global View: Business Video Conferencing Usage and Trends », menée auprès de plus de 1 200 décideurs par Redshift Research). Il faut pour cela penser à fixer la caméra et non l’écran de l’ordinateur. Les questions posées doivent être adressées aux participants par leur nom et fonction.

N’oubliez pas que la visioconférence est un outil interactif, l’affichage de documents de travail et le partage de bureau sont généralement très appréciés. Maintenant, lorsqu’il le faut, on peut toujours improviser !

Les comportements à éviter

Les éléments perturbants d’une visioconférence peuvent être nombreux, en particulier lorsque des interlocuteurs de différentes nationalités sont présentes. De manière générale, l’environnement joue un rôle majeur. De la musique, un poster atypique sur le mur du bureau, ou une foule autour de l’utilisateur sont autant d’éléments susceptibles de distraire les participants. Il est donc déconseillé de participer à une visioconférence d’un lieu public.

Même si la réunion s’éternise, il est absolument indispensable de ne pas laisser entrevoir une baisse de concentration. Les bâillements sont démoralisants pour les interlocuteurs voire contagieux ! Il est très facile de se rendre compte qu’une personne consulte ses mails ou Facebook sans même voir son écran… Pour 58 % des décideurs consultés pendant l’étude, l’élément le plus dérangeant reste une sonnerie de portable qui peut tout simplement gâcher une réunion vidéo. Pensez à l’éteindre avant le début de toute visioconférence.

Conclusion

Les comportements à adopter sont au final aussi nombreux que les bonnes pratiques. Une visioconférence réussie doit être préparée en amont et avoir lieu sur une technologie pensée pour être accessible au plus grand nombre.

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