La dématérialisation des courriers est une démarche qui consiste à numériser, trier, indexer et ensuite distribuer les courriers de façon automatique. Il découle de ce processus plusieurs bénéfices pour les organisations. C’est le cas d’une traçabilité qui permet de suivre l’état des courriers et d’organiser l’activité autour de ce type de documents, tout en garantissant leur protection optimale. Pour dématérialiser vos courriers, vous pouvez mettre en place une GEC ou une GED. Découvrez comment cela se passe pour chaque option.
Sommaire
Dématérialisation du courrier : une possibilité avec une GED
Avec une GED, vous pouvez dématérialiser vos courriers. Un tel système assure la dématérialisation, l’organisation et le suivi de plusieurs types de courriers, peu importe leur format et leur source. Le but est d’augmenter la productivité et de parfaire la satisfaction client.
Dans le fonctionnement de la GED appliquée aux courriers, généralement 4 étapes doivent être respectées, à savoir la capture, le tri des courriers entrants, la diffusion et le stockage. Le but est de constituer un référentiel de l’ensemble des courriers pertinents pour l’entreprise afin de répondre à un objectif plus global. Il s’agit de l’optimisation des processus métiers par le traitement en une seule fois de l’information, quelle que soit son origine. Cette information est ensuite mise à disposition au bon moment et aux bonnes personnes.
Une GED appliquée aux courriers peut comporter une multitude de fonctionnalités. Les plus significatives sont les suivantes :
- Gestion automatisée de différents types de courriers
- Capture et indexation rapide des flux entrants
- Recherches multicritères
- Mise en place de workflow de validation
Partage de courriers en interne avec les différents services en ayant la possibilité de rajouter des commentaires et des renseignements complémentaires aux courriers
- Enregistrement des mails entrants
- Traçabilité de toutes les actions réalisées et suivies des courriers
- Module de statistiques complet et évolutif
- Interfaçage avec des applications ou logiciels métiers
Mise en place d’une GEC : une option recommandée
Pour la dématérialisation de vos courriers, une GEC peut-être mise en place, une option qui est d’ailleurs recommandée. Il s’agit d’un système informatisé qui vise à organiser et à gérer les courriers physiques, reçus au sein d’une organisation, et des informations s’y rattachant.
Une plateforme GEC est paramétrable à souhait. Son installation ne modifie pas l’organisation interne de votre entreprise. Il est aussi bon d’indiquer que la GEC s’adapte à toute organisation d’entreprise.
Faire appel à un prestataire
Si vous décidez de gérer vos courriers à partir d’une GEC et qu’à cet effet vous faites appel à un prestataire, vous n’avez pas à vous inquiéter de la sécurité de vos données. Les experts en la matière prennent des dispositions rigoureuses pour sécuriser parfaitement les éléments traités. Les données sensibles sont cryptées. Les utilisateurs disposent d’autorisations qui leur permettent d’avoir seulement accès à leurs propres courriers ou aux courriers qui leur ont été partagés. Avec une plateforme GEC proposée par un prestataire sérieux, vous pouvez être sûr que la confidentialité de vos données sera assurée. En tout cas, vos courriers seront mieux sécurisés que dans votre bureau.
Fonctionnalités d’une GEC
À partir d’une plateforme GEC, vous pouvez dématérialiser entièrement vos courriers. Vous aurez la possibilité d’y ajouter des commentaires ou de les partager avec d’autres personnes de votre entreprise en fonction des droits autorisés par votre administrateur. En outre, cette dématérialisation complète vous donne la possibilité de classer un courrier en tenant compte de plusieurs critères. Il sera donc facile pour vous de retrouver votre courrier dans plusieurs classeurs différents, ce qui n’est pas possible quand il est à l’état physique.
Sachez également qu’avec une plateforme GEC, vous bénéficiez d’un archivage sécurisé sur plusieurs années. Vos courriers sont archivés dans un système sûr, à partir duquel vous pouvez recevoir une copie à tout moment. L’archivage de vos courriers est pensé de sorte à vous éviter les risques de perte de qualité, et ce, même après des dizaines d’années.
Par ailleurs, le recours à une plateforme de GEC pour traiter les courriers permet de gagner du temps. En effet, il est plus facile de trouver un courrier important en urgence lorsque tout est sauvegardé dans une GEC. À partir d’un tel système, vous pouvez trier aisément vos courriers et retrouver rapidement des informations qui y sont attachées. La recherche d’un courrier dans une GED est simplifiée.
FAQ – GED ou GEC : dématérialiser le courrier
- Qu’est-ce que la GED ?
Gestion électronique des documents : stockage, organisation et accès aux fichiers numériques. - Qu’est-ce que la GEC ?
Gestion électronique du courrier : traitement et suivi des courriers entrants et sortants. - Quelle solution pour le courrier ?
La GEC, pour automatiser le tri et le suivi des courriers. - Peut-on intégrer GED et GEC ?
Oui, pour centraliser et sécuriser tous les documents. - Comment automatiser le courrier entrant ?
Scanner, OCR et indexation dans la GEC ou GED. - Comment gérer les courriers sortants ?
Via workflow et signature électronique. - Quels bénéfices immédiats ?
Gain de temps, traçabilité et réduction du papier. - La sécurité est-elle garantie ?
Oui, grâce au chiffrement et aux droits d’accès. - Comment archiver le courrier ?
Dans un coffre-fort électronique ou GED selon les normes. - Faut-il former les équipes ?
Oui, pour assurer une utilisation efficace et conforme.
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