Le monitoring correspond à la phase de surveillance du processus global de la Gestion Electronique des Documents. Il existe différents outils visant à contrôler le bon fonctionnement du système.
Pourquoi mettre en place des outils de monitoring au sein d’une GED ?
Mettre en place des outils de monitoring informatique est très utile pour veiller à la fluidité des processus de GED et au bon déroulé des activités de l’organisation.
D’ailleurs, qu’est-ce qu’une GED ?
Les avantages de la surveillance
- Une détection des risques en amont : la surveillance détecte et anticipe les dysfonctionnements afin de les éviter ou de les gérer le plus rapidement possible le cas échéant.
- Réaliser des économies : les outils de monitoring permettent donc de signaler les éventuelles anomalies et de les corriger avant qu’elles ne puissent perturber le système. Cela permet de gagner du temps et de ne pas mettre à l’arrêt les différentes activités en cours.
- Garantir la sécurité : les données des utilisateurs sont surveillées et protégées en plus de parer à diverses attaques informatiques comme le piratage ou les virus.
Les outils de surveillance
Au niveau du fonctionnement des outils, on retrouve deux technologies principales, à savoir les notifications automatiques. Elles permettent aux différents intervenants d’un projet d’être immédiatement avertis de la modification d’un document ou de l’arrivée d’une nouvelle pièce d’un dossier. Le dashboard (tableau de bord) permet quant à lui, de visualiser les tâches en cours, l’historique des tâches effectuées, les statistiques etc. Il existe un tableau de bord pour chaque utilisateur.
D’autre part, la GED permet de conserver l’historique des documents ainsi que leurs versions antérieures. Il est donc possible de visualiser chaque modifications effectuées en garantissant la traçabilité de chaque document. La GED enregistre l’intégralité des versions antérieures d’un document. La date, l’auteur, l’horodatage ou encore le numéro de la version sont gardés en mémoire.
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