Logiciel GED : pour simplifier la gestion des documents

Publié le: 20 novembre 2024 Publié par: Louise Commentaires: 0
Solution logicielle GED

Logiciel GED : un précieux allié pour la gestion documentaire numérique

Une entreprise produit chaque jour un volume élevé de documents utiles à son bon fonctionnement et qui font partie de son succès. La gestion de tous ces documents requiert cependant beaucoup de temps et mobilise un nombre impressionnant de ressources. À l’ère du numérique, avoir le parfait contrôle sur les divers documents circulant dans son entreprise n’est plus uniquement une option mais une véritable nécessité. La gestion électronique des documents (GED) assure une meilleure cohésion au sein de votre structure et simplifie l’accès à l’information. C’est une solution intéressante à plusieurs égards pour accroître l’efficacité de l’ensemble des activités d’une organisation.

Comment définir la GED ?

La gestion électronique des documents (GED) ou Document Management System (DMS) en anglais fait partie de la famille de la gestion de contenu d’entreprise. Il s’agit d’un système informatique de gestion de tous types de documents numériques (image, fichier son, fichier texte…). Ce système est intégré à une solution logicielle GED d’entreprise, disponible le plus souvent sous forme d’application pouvant être installée sur ordinateurs fixes et portables, sur tablettes et sur smartphones.

Les principales fonctionnalités de la GED

. Numérisation et archivage

  • Conversion de documents: Les documents papier sont numérisés et convertis en formats numériques (PDF, JPEG, etc.) pour faciliter leur stockage et leur partage.
  • Archivage électronique: Les documents numérisés sont stockés dans une base de données centralisée, ce qui permet de les retrouver facilement et de réduire les coûts de stockage physique.

Classification et indexation

  • Métadonnées: Chaque document est enrichi de métadonnées (auteur, date, mots-clés, etc.) pour faciliter les recherches.
  • Classification automatique: Certains logiciels GED utilisent des algorithmes d’intelligence artificielle pour classer automatiquement les documents en fonction de leur contenu.

Recherche et consultation

  • Moteur de recherche puissant: Les GED sont équipées de moteurs de recherche avancés permettant de retrouver rapidement un document en fonction de différents critères (auteur, date, contenu, etc.).
  • Consultation en ligne: Les documents sont accessibles en ligne à tout moment et depuis n’importe quel endroit, à condition d’avoir les autorisations nécessaires.

Partage et collaboration

  • Partage de documents: Les utilisateurs peuvent partager des documents avec des collègues, des clients ou des partenaires.
  • Collaboration en temps réel: Certaines GED permettent à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur un même document.

Sécurité et confidentialité

  • Contrôle d’accès: Les droits d’accès sont définis pour chaque utilisateur, garantissant ainsi la confidentialité des informations.
  • Chiffrement: Les données sont souvent chiffrées pour renforcer la sécurité.
  • Sauvegardes régulières: Les données sont sauvegardées régulièrement pour éviter toute perte en cas de problème.

Workflow et automatisation

  • Automatisation des tâches: Les GED peuvent automatiser des tâches répétitives comme l’approbation de documents, la validation de factures, etc.
  • Workflows personnalisés: Il est possible de configurer des workflows personnalisés pour gérer les processus de validation et d’approbation.

Intégration avec d’autres systèmes

ERP, CRM: Les GED peuvent s’intégrer avec d’autres systèmes d’information de l’entreprise (ERP, CRM, etc.) pour faciliter l’échange de données.

Quelle est l’utilité d’une telle solution ?

La GED permet de numériser des documents en format papier, mais également de dématérialiser des processus métier qui y sont associés. La gestion électronique des documents se sert d’outils et de fonctionnalités nécessaires à la gestion de la totalité des étapes du cycle de vie d’un document numérique, à savoir :

  • Réduction des coûts grâce entre autres aux économies de ressources liées à la limitation d’impression (papier, encre) et aux coûts relatifs aux envois postaux;
  • Accession à une démarche de développement durable due à cette limitation;
  • Efficacité accrue du processus du traitement des documents;
  • Recherche de documents simplifiée grâce à un système d’indexation;
  • Accessibilité immédiate de l’information à tous les utilisateurs, à tout moment de la journée et quelle que soit leur situation géographique, pour une diffusion et un partage de données plus fluide et un travail collaboratif conduisant à un gain de productivité;
  • Meilleure maîtrise des documents circulant en interne afin de réduire le risque de perte des données;

Les logiciels de GED

La gestion électronique des documents passe par l’utilisation d’un logiciel GED. Celui-ci permet de mettre en place l’ensemble des fonctionnalités et des systèmes nécessaires au sein d’un même outil. Plusieurs logiciels de GED sont aujourd’hui disponibles, en version gratuite ou payante. Certains éditeurs offrent des produits aux fonctionnalités avancées pour davantage d’efficacité.

L’investissement dans un logiciel de gestion électronique de documents exige un examen minutieux. Pour choisir l’outil qui correspond aux besoins de son entreprise, il est nécessaire de bien définir les objectifs liés au projet. Ce choix est basé notamment sur le type et surtout la quantité de documents à traiter. Il faut en outre prendre en considération la charge d’utilisateurs susceptibles de s’y connecter.

Pourquoi opter pour un logiciel de GED ?

Le recours à un logiciel GED est avantageux pour plusieurs raisons. Découvrez certains des bénéfices qu’il procure.

  • Réduction des coûts grâce entre autres aux économies de ressources liées à la limitation d’impression (papier, encre) et aux coûts relatifs aux envois postaux;
  • Accession à une démarche de développement durable due à cette limitation;
  • Efficacité accrue du processus du traitement des documents;
  • Recherche de documents simplifiée grâce à un système d’indexation;
  • Accessibilité immédiate de l’information à tous les utilisateurs, à tout moment de la journée et quelle que soit leur situation géographique, pour une diffusion et un partage de données plus fluide et un travail collaboratif conduisant à un gain de productivité;
  • Meilleure maîtrise des documents circulant en interne afin de réduire le risque de perte des données;
  • Uniformisation des pratiques documentaires;
  • Sauvegarde facilitée des documents sensibles.
  • Stockage et accès sécurisés des informations pour assurer leur confidentialité;
  • Centralisation de l’ensemble des documents dans un unique dossier; la multiplication de leurs versions est ainsi limitée et leur mise à jour est plus efficace et rapide.

Qu’en est-il de l’implémentation de cet outil ?

Il est important de garder à l’esprit que le recours à un logiciel de gestion électronique de documents est un projet à part entière. Le déploiement seul d’une telle solution ne suffit pas pour que le projet connaisse le succès escompté. L’implication de tous les collaborateurs dès le début du processus est essentielle, tout autant que l’élaboration le plus tôt possible d’un plan de gestion du changement. Il faut s’attendre en effet à un chamboulement considérable des pratiques et des habitudes de travail ainsi qu’à une réévaluation des tâches existantes.

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