En France, nous consommons chaque année près de 11 millions de tonnes de papiers. Selon L’ADEME, cette consommation est de 70 à 85 kg en moyenne pour chaque salarié. Pour réduire ces dépenses, la digitalisation est devenue une priorité. A partir du premier juillet, les organisations de toutes tailles doivent recourir à la facture électronique. Un moyen de gestion s’impose alors pour se conformer aux exigences de la loi de finances.
La Gestion Electronique de Documents (GED) s’avère un choix judicieux. Elle permet aux entreprises d’améliorer leur efficacité opérationnelle, d’optimiser leurs processus métiers ainsi que de mieux gérer leurs données.
Quels sont les enjeux de la GED et son importance dans la digitalisation de votre entreprise ? Le point dans notre article.
Que signifie la GED ?
La GED (Gestion Electronique des Documents) est un système informatique de gestion des données numériques. Il garantit aux entreprises la numérisation de leurs documents papiers et leurs permet une dématérialisation efficace des processus métiers.
Ce système vous offre diverses fonctionnalités, notamment :
- La numérisation des documents papiers ;
- L’archivage électronique pour une durée définie ;
- L’indexation et la consultation des factures et des contrats ;
- Un accès rapide aux données ;
Désormais, utiliser un logiciel GED open source est devenu une priorité. Remplaçant la gestion papier, ce dernier révolutionne les modalités de fonctionnement des entreprises.
Ses automatismes améliorent la gestion de vos documents et leur exploitation, vous permettant de se concentrer sur les tâches à plus forte valeur et de réduire les risques d’erreur.
Quels sont les avantages de la GED ?
Ce système informatique peut offrir à votre entreprise plusieurs avantages :
Un moyen pratique et accessible :
L’un des avantages les plus importants est l’accessibilité du processus. La Ged vous permet de centraliser tous vos documents et vos données en une bibliothèque électronique. Vos collaborateurs pourront trouver le document qu’ils cherchent en un rien de temps : il suffit de taper le mot clé ou l’arborescence de l’information recherchée.
Cela facilite ainsi la recherche, la récupération et le partage des documents. Avec la Ged, vous allez éviter les pertes de temps liées à la recherche manuelle et optimiser vos processus de travail.
La réduction des frais :
La GED peut vous aider à minimiser les coûts. En optant pour cette solution novatrice, vous allez vous débarrassez des coûts de la gestion classique des documents, notamment : l’impression, la distribution ainsi que le stockage.
Elle peut également vous épargner les coûts liées aux erreurs de traitement des données. En cas de fausse manipulation, un retour en arrière suffit. Cette solution vous garantit une actualisation permanente de vos documents ainsi qu’un aperçu des modifications effectuées.
La collaboration entre équipes :
La GED favorise la collaboration au sein de votre entreprise. Elle permet un accès simultané aux documents et aux fichiers, quel que soit l’endroit de vos employés. Les fonctionnalités de partage encouragent le travail d’équipe et favorisent la prise de décision collective. Dites adieu aux redondances des devis et au manque de répartition des tâches ! Cette collaboration fluide contribuera bien évidemment à l’efficacité opérationnelle de votre entreprise.
Une gestion documentaire efficace :
En optant pour un logiciel GED, vos salariés peuvent procéder à des signatures électroniques de leurs contrats de travail. Cela permettra de fluidifier les échanges avec le département des ressources humaines, et d’améliorer sa productivité.
Ce dernier vous assure également la possibilité de paramétrer des alertes en cas d’arrêts maladies, de dossiers incomplets ou en cas de fin de contrat.
La mobilisation de ce dispositif dans votre entreprise :
Tout d’abord, il est crucial de définir les objectifs de votre entreprise. Nous vous conseillons de lister vos besoins, la particularité de votre activité ainsi que les outils métiers que vous avez l’habitude d’utiliser. Il est également utile d’établir un premier écrémage pour réussir ce processus.
Ensuite, il faut établir un cahier de charges technique contenant : un plan de classement, des modules de traitement automatisés ainsi qu’un processus de réception des données.
Pour la gestion des documents, veillez à choisir les bonnes technologies, notamment : des logiciels de numérisation performants, des moyens de collaboration en ligne ou des systèmes de stockage en ligne.
Une fois les outils sélectionnés, il est crucial de former votre personnel à leur utilisation. La GED nécessite souvent la mise en place d’une formation de qualité. Assurez-vous que les API (Applications Programming Interface) vous offrent la possibilité de synchroniser vos programmes habituels.
Enfin, il est également intéressant de suivre de près les résultats de la GED et de mobiliser des dispositifs d’amélioration continue. Cela vous aidera à mobiliser les ajustements nécessaires avant la mise en place définitive de l’outil Ged.
Prêt à la mise en place d’une solution de gestion électronique de vos documents ?
L’adoption de la GED est essentielle pour améliorer la productivité de votre entreprise. En vous permettant un accès rapide aux documents, une collaboration fluide, l’automatisation des tâches répétitives ainsi qu’une traçabilité des actions, cette solution novatrice vous assure une gestion documentaire plus efficace.
En l’intégrant à votre stratégie de digitalisation, vous pourrez optimiser vos processus de travail et améliorer la satisfaction de vos employés. Ne tardez pas à adopter la GED et prenez une longueur d’avance dans la transformation numérique de votre entreprise. Les bénéfices en termes de productivité et d’efficacité seront indéniables !
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