La GED (Gestion Electronique des Documents) est un procédé informatique de gestion des documents numériques. Pour sa mise en route, l’utilisation d’un logiciel dédié s’impose. Celui-ci est souvent proposé sous la forme d’application pour smartphones et tablettes. Avec un logiciel GED, il est possible de numériser les documents papier et dématérialiser les processus métier qui y sont rattachés. Pour bien en choisir, il est nécessaire de prendre en compte un certain nombre de paramètres. Mais avant de dévoiler ces critères de choix, découvrez les avantages liés au déploiement de la gestion électronique des documents (GED).
De bonnes raisons d’installer une GED pour votre entreprise
Si vous installez et utilisez convenablement un logiciel GED, celui-ci pourrait devenir un important outil stratégique au sein de votre entreprise. Vous en tirerez des avantages qui s’apprécient à plusieurs niveaux.
- Gain de productivité : le recours à un logiciel GED assure un gain significatif de productivité puisque les tâches quotidiennes du service administratif ou comptable sont simplifiées. C’est le cas notamment de la réception, de la sauvegarde, du tri, de la distribution et de la recherche des documents qui se font rapidement et en toute simplicité.
- Sécurité des données renforcée : si vous faites le choix d’un logiciel de GED SaaS, le stockage de vos documents ne se fera pas sur vos appareils, mais plutôt dans un cloud tiers. Cela garantit la sécurité de vos données, notamment contre le vol, le piratage, l’incendie et le vol.
- Documents accessibles en tout temps : aussi, si vous exploitez un logiciel de GED SaaS, vous pourrez accéder à vos documents à n’importe quel moment et de n’importe quel endroit. Le plus important est de disposer d’une connexion internet. Vous aurez ainsi un contrôle des accès, ce qui vous donnera la possibilité d’attribuer des droits d’utilisation à des personnes de votre choix.
Par ailleurs, le logiciel GED vous permet de mettre en place un workflow, c’est-à-dire une sorte de circuit documentaire. Vous pourrez, entre autres, indiquer les actions à mener et définir des délais à respecter. L’installation de cette solution GED vous garantira un ROI intéressant.
Les principaux points à considérer pour bien choisir un logiciel GED
On trouve plusieurs élaborations de logiciels GED rangés dans deux grandes catégories. Il y a d’un côté les logiciels libres et de l’autre les logiciels SaaS, les plus populaires. Quel que soit le type de solution qui vous intéresse, il est bon de considérer certains points avant de faire votre choix.
- Évaluation des performances de la base existante : il est important d’évaluer votre base informatique déjà installée afin d’avoir l’assurance d’une adaptation de celle-ci à la solution GED retenue. Aussi, le logiciel doit être en phase avec votre secteur d’activités. Il est préférable de miser sur un logiciel GED élaboré par un éditeur connu, qui a une bonne réputation. Privilégiez également un outil capable d’évoluer en fonction de vos besoins et pouvant s’adapter aux nouvelles pratiques. Il n’est pas intéressant de choisir un logiciel GED susceptible de devenir très vite obsolète. Si la solution est dotée d’une architecture durable, elle durera dans le temps et assurera une bonne productivité.
- Flexibilité du logiciel : portez votre choix sur un outil GED flexible qui pourra s’intégrer en toute aisance dans l’infrastructure existante. Celui-ci doit optimiser l’installation et la structure en place et rendre simple le traitement des documents à dématérialiser. Ainsi, il sera facile pour les utilisateurs d’accéder à toutes les données numériques archivées via tous les systèmes d’exploitation de l’entreprise. En outre, une solution GED flexible et évolutive pourrait être exploitée en toute aisance en cas de développement de l’entreprise, comme une augmentation du nombre d’utilisateurs. Cela évite d’avoir à mettre en place un nouveau logiciel et d’avoir à faire face à des coûts supplémentaires.
- Efficacité de la solution GED : installez une solution GED performante afin d’être sûr qu’elle vous donnera de la satisfaction à tous les niveaux. Il est bon par exemple de choisir une élaboration proposant une option Cloud, ce qui garantit le stockage parfait de tous vos documents. Plus votre logiciel GED est efficace, plus vos attentes particulières en ce qui concerne la gestion des documents seront comblées. C’est une bonne idée de faire un test avant le déploiement définitif de votre outil GED, surtout si celui-ci doit être relié à une installation existante, ce qui vous garantit de faire un choix sans regret.
La GEd est aussi un enjeu pour les organisations publiques. Voir à ce sujet la GED des Conseils Départementaux
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