Les avantages de la dématérialisation sont bien réels et nombreux. C’est notamment une démarche qui favorise une meilleure gestion de l’information et un gain de temps. Toutefois, des préjugés existent sur la dématérialisation et font que beaucoup d’entreprises la craignent. En voici 5 de ces préjugés, des idées qui n’ont aucune base solide.
Sommaire
Préjugé 1 : La dématérialisation est un procédé trop complexe
L’un des préjugés les plus récurrents concernant la dématérialisation est l’idée selon laquelle il s’agit d’un procédé complexe. En effet, beaucoup estiment que les workflows deviennent trop compliqués pour les collaborateurs habitués à utiliser du papier. Les concepteurs de solutions de dématérialisation étant conscients de cela mettent en place des outils fluides et très simples à prendre en main. Les collaborateurs les adoptent très vite, car ils sont toujours preneurs quand on leur propose des solutions capables de faciliter leur travail quotidien et réduire les aspects les plus chronophages dans l’exécution de leurs tâches. Quand on découvre ce qu’est réellement la dématérialisation dans les détails, on voit bien que c’est un concept pensé pour simplifier la vie des employés en entreprise.
Préjugé 2 : La dématérialisation est onéreuse
Pour certaines personnes, la dématérialisation est une démarche onéreuse. Pour elles, dès qu’on doit faire des investissements en solutions logicielles, c’est qu’on aura à dépenser excessivement. La meilleure façon d’y voir clair c’est de mettre en avant les coûts directs et visibles issus de la dématérialisation et des gains qui en découlent. L’entreprise aura notamment à investir dans un logiciel, à faire du consulting et à intégrer et réorganiser des processus. En retour, elle voit ses délais de paiement réduits, sa trésorerie optimisée, du temps gagné en saisie des informations et des économies réalisées en papier et en espace de stockage. En outre, la dématérialisation garantit une amélioration de la conformité fiscale de l’entreprise, réduit les litiges et met fin aux pénalités et aux relances. Il faut donc comprendre qu’une solution de dématérialisation coûte moins cher quand on tient compte des bénéfices qu’elle apporte.
Préjugé 3 : La dématérialisation est inutile, car seul le papier est considéré sur le plan fiscal
On entend aussi des personnes dire que la dématérialisation est inutile, car au niveau des services des impôts, c’est seulement le papier qui est considéré. Cela n’est pas du tout vrai. Il est bon de savoir que les déclarations dématérialisées sont bel et bien considérées sur le plan fiscal, au même titre que les déclarations sur papier. D’ailleurs, au niveau de la facturation, la loi de finances 2020 oblige les entreprises assujetties à la TVA à émettre des factures électroniques. Aussi, à l’échelle européenne, est mise en place la norme Factur-X en vue d’accélérer l’usage de la facturation électronique, même si l’administration fiscale ne reconnaît pas encore ce format. Retenez simplement que vous pouvez dématérialiser vos processus et faire numériquement vos déclarations fiscales. Le préalable est de respecter les règles en la matière.
Préjugé 4 : Des compétences techniques sont nécessaires pour dématérialiser
Un certain préjugé fait état de ce qu’il est indispensable d’avoir des compétences techniques pour pouvoir dématérialiser. Alors qu’il n’en est rien en réalité. Vos connaissances basiques en informatique sont suffisantes pour que vous puissiez adopter la dématérialisation. Sachez que ce n’est pas à vous de faire le gros du boulot indispensable à la digitalisation de vos process. Cela revient au prestataire retenu. Ce dernier veillera simplement à vous proposer une solution rapide, intuitive et autonome que vous n’aurez pas du mal à exploiter. Vos collaborateurs bénéficieront d’une interface ergonomique qu’ils prendront forcement plaisir à utiliser au jour le jour.
Préjugé 5 : La dématérialisation déstabilise l’organisation
On entend également certaines personnes dire que la dématérialisation déstabilise toute l’organisation de l’entreprise. Ce préjugé insiste sur le fait qu’on se perd totalement quand les documents et processus sont numérisés. C’est pourtant tout le contraire en réalité. En effet, les solutions de dématérialisation sont conçues pour offrir une incroyable traçabilité des documents et flux de l’entreprise. À partir d’une application, il est possible de retrouver facilement et rapidement un fichier dont on a besoin en urgence. Les solutions de dématérialisation permettent d’avoir le contrôle sur toutes les données de son entreprise et de bien suivre l’évolution de l’activité. La conséquence, c’est plus de réactivité et une amélioration satisfaisante des relations avec les clients et les fournisseurs.
Conclusion
Loin d’être complexe, coûteuse, inutile fiscalement, nécessitant des compétences techniques pointues ou déstabilisatrice, la dématérialisation se révèle être une démarche accessible, rentable à long terme, reconnue par les autorités, simple à mettre en œuvre et bénéfique pour l’organisation. Il est donc crucial de dépasser ces idées reçues pour embrasser pleinement les avantages concrets qu’offre la transformation numérique en matière de gestion de l’information, de gain de temps et d’optimisation globale des processus.
FAQ – 5 préjugés sur la dématérialisation
- La dématérialisation est chère.
Elle demande un investissement initial mais permet des économies rapides. - Elle supprime totalement le papier.
Pas toujours, certains documents doivent rester physiques. - Elle est compliquée à mettre en place.
Avec une méthodologie et des outils adaptés, elle est progressive et simple. - La sécurité est insuffisante.
La sécurité est renforcée par le chiffrement, droits d’accès et archivage certifié. - Elle n’est utile que pour les grandes entreprises.
Non, toutes les structures peuvent en bénéficier et améliorer leur efficacité.
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