À l’heure où le numérique s’impose dans le milieu entrepreneurial, la dématérialisation de son entreprise est devenue le chemin incontournable pour rester compétitif dans un contexte concurrentiel de plus en plus rude. Par contre, vous devez vous assurer de faire les choses convenablement avant de sauter le pas pour réussir le pari de la dématérialisation.
Sommaire
Processus de dématérialisation d’entreprise
Voici un tableau décrivant les étapes clés du processus de dématérialisation :
| Étape | Description | Exemples |
| 1. Diagnostic et Planification | Analyser les flux documentaires existants, identifier les processus à dématérialiser, définir les objectifs et le périmètre du projet. | Analyser le volume annuel de factures papier reçues (ex: 5000 factures/an). Identifier le temps moyen passé par employé à traiter une facture manuellement (ex: 15 minutes). Définir un objectif de réduction de 50% du temps de traitement. |
| 2. Choix des Solutions | Sélectionner les outils technologiques adaptés (GED, solutions de workflow, signature électronique, etc.) en fonction des besoins identifiés. | Comparer les fonctionnalités et coûts de différentes solutions de GED. Choisir une solution de signature électronique conforme eIDAS pour les contrats commerciaux. |
| 3. Phase Pilote (si applicable) | Tester la solution choisie sur un périmètre restreint (un service, un type de document) avant un déploiement généralisé. | Dématérialiser uniquement les bulletins de paie pour les employés du service RH (ex: 50 bulletins/mois). Mesurer le taux d’adoption et recueillir les retours des utilisateurs. |
| 4. Déploiement et Intégration | Mettre en place la solution à l’échelle de l’entreprise et l’intégrer avec les systèmes d’information existants (ERP, CRM…). | Déployer la solution de gestion des factures à l’ensemble du service comptabilité. Intégrer la GED avec le logiciel ERP pour un suivi automatisé des commandes liées aux factures. |
| 5. Accompagnement et Formation | Former les collaborateurs aux nouveaux outils et processus, et assurer un support continu pour faciliter l’adoption. | Organiser des sessions de formation pour les équipes commerciales à l’utilisation de la signature électronique (ex: 2 jours de formation par équipe). Mettre en place un support technique dédié. |
| 6. Évaluation et Optimisation | Mesurer les bénéfices obtenus par rapport aux objectifs initiaux et identifier les pistes d’amélioration continue. | Évaluer la réduction du temps de traitement des factures après 6 mois de déploiement (ex: passage à 5 minutes/facture). Identifier d’autres flux documentaires à dématérialiser pour maximiser les gains. |
Point vocabulaire : définition dématérialisationLa dématérialisation trouve son origine dans le préfixe privatif « dé- » et le terme « matériel », dérivé du latin materialis, signifiant « relatif à la matière ». Le suffixe « -isation » indique un processus. Étymologiquement, il s’agit donc de l’action de retirer ou de supprimer la matière. Dans le contexte moderne des entreprises, la dématérialisation désigne précisément la transformation de documents physiques (sur papier) et de processus manuels associés en formats et flux numériques. Ce processus remplace le support matériel par des fichiers électroniques qui sont créés, gérés, stockés et échangés via des systèmes informatiques. L’objectif est d’améliorer l’efficacité, de réduire les coûts et de faciliter l’accès à l’information. Lire aussi cette définition de la dématérialisation |
Pourquoi dématérialiser ?
Dématérialiser est une démarche stratégique pour les entreprises souhaitant gagner en compétitivité. Les raisons principales sont multiples : réduction des coûts liés au papier, à l’impression et au stockage physique ; augmentation de l’efficacité opérationnelle grâce à l’automatisation des tâches et un accès rapide à l’information ; amélioration de la collaboration et du partage de documents ; renforcement de la sécurité et de la traçabilité des données ; et meilleure conformité aux réglementations. C’est un levier d’agilité et de performance dans un environnement économique de plus en plus numérique.
Lire à ce sujet : Pourquoi recourir à la dématérialisation ?
Diagnostiquer sa situation existante
L’étude de la situation actuelle de votre entreprise constitue la première étape à franchir pour vous garantir le choix de la meilleure transition numérique. Le diagnostic doit vous faire ressortir les différentes tâches existantes pouvant être automatisées. Vous devez également vous demander quels sont les avantages et inconvénients pouvant engendrer ce choix d’automatisation. Est-ce que l’automatisation va vous permettre de réduire le délai de traitement des commandes clients ? Ne va-t-il pas constituer des freins à l’interaction sociale ? Pour les éventuels freins, vous devez trouver au préalable une solution adaptée.
Enfin, le diagnostic doit également se penser sur les ressources humaines concernées par le processus de transformation. Sont-elles enthousiastes au changement ? Sont-elles intellectuellement prêtes ou possèdent-elles les qualifications requises ?
Selon les réponses obtenues, vous pouvez mettre en place une stratégie de sensibilisation et de conscientisation de l’ensemble du personnel. Les employés qui ne sont pas intellectuellement prêts à adopter le changement doivent être formés au préalable ou affectés à dans d’autres services où ils seront plus à l’aise. La dématérialisation ne devrait en effet pas justifier des licenciements à contrecœur.
Choisir une solution efficace et rapide à mettre en place
Il est souvent judicieux de commencer petit. Bien qu’entreprendre exige de l’audace et de l’optimisme à toute épreuve, vous devez limiter vos ardeurs lorsqu’il s’agit d’un changement aussi radical que le passage à la dématérialisation. Cela dit, préférez une solution de dématérialisation demandant moins d’expertise et dont le processus sera facilement compris par tout le monde de différents corps de métiers. De cette façon, vous évitez bien des soucis d’ordre organisationnel et financier. Organisationnel parce qu’il est de nature humaine de chercher à éviter les exercices complexes. Les personnes occupant les postes concernés par le projet affichent donc moins de résistances au changement. Financier, car une solution facile à assimiler génère un coût de formation moindre.
Externalisation de la solution
Pour toujours faciliter vos tâches, vous pouvez opter pour l’externalisation de votre solution de dématérialisation. C’est une décision pouvant vous faire gagner du temps et de l’argent. Vous pouvez par exemple confier la numérisation de vos documents par une société tierce afin de permettre à votre équipe de rester concentrée sur les tâches à forte valeur ajoutée. Cela vous évite aussi de devoir recruter de nouveaux salariés pour vous en occuper. De nouveaux salariés nécessitent souvent un accompagnement, voire une formation pour mieux suivre le dynamique interne de l’entreprise.
Revoir ses objectifs pour s’adapter au projet de dématérialisation
Inclure la dématérialisation dans sa stratégie de gestion d’entreprise revient également à accepter d’apporter du changement sur ses objectifs. Votre premier objectif consiste à garantir une adhésion totale de la direction générale au projet. Ensuite, revoyez l’organisation interne de votre entreprise pour mieux l’adapter à l’utilisation de nouvelles technologies.
Les outils technologiques
La prochaine étape consiste à réfléchir sur les différents points nécessaires à la mise en place du projet. On parle ici de l’aspect fonctionnel, technologique, humain et juridique. Le processus adopté doit être fonctionnel. Les outils technologiques utilisés doivent être performants sans pour autant être complexes. Les documents numérisés doivent avoir la même valeur juridique que leur original au format papier.
Vient maintenant le moment de mobiliser tout le monde pour contribuer activement à l’adoption du projet. De la réception à la direction, tout le monde doit agir de concert pour prouver aux clients combien le choix de la dématérialisation permet à l’entreprise de mieux les servir.
N’oubliez pas de faire impliquer vos fournisseurs dans le cadre de la facturation et d’émission des commandes par exemple. Encouragez vos fournisseurs à vous envoyer désormais leurs factures en version électronique bien que l’adoption de la dématérialisation ne figure pas encore parmi ses priorités.
Avantages concrets et mesurables de la dématérialisation
La dématérialisation ne se limite pas à une simple modernisation ; elle représente un levier puissant pour optimiser vos opérations et réduire significativement vos coûts. En abandonnant les processus papier, les entreprises peuvent réaliser des économies substanciaires sur l’achat, l’impression et le stockage de documents. Par exemple, une étude a montré que la gestion électronique des factures peut réduire le coût de traitement d’une facture jusqu’à 70%, passant de 10-15€ à moins de 3€. Au-delà des économies financières directes, la dématérialisation accroît l’efficacité opérationnelle en automatisant les tâches répétitives, en accélérant les flux de travail et en facilitant l’accès à l’information. La recherche d’un document qui prenait auparavant plusieurs minutes, voire heures, peut se faire en quelques secondes grâce à des systèmes de gestion électronique de documents (GED).
Dématérialiser son entreprise grâce à la GEDDématérialiser son entreprise est une démarche stratégique visant à transformer les documents physiques et les processus manuels en formats et workflows numériques. Ce processus implique un diagnostic des flux existants, la sélection de solutions technologiques adaptées et la formation des collaborateurs. La dématérialisation offre des avantages considérables : réduction des coûts, amélioration de l’efficacité opérationnelle, renforcement de la collaboration et sécurisation accrue des données. La mise en place d’une GED est souvent au centre de cette transformation, permettant de gérer efficacement tous les documents numérisés et natifs numériques. Pour une mise en œuvre réussie, un comparatif du top 10 des GED peut s’avérer précieux. |
Quels documents prioritaires dématérialiser ?
Identifier les documents clés à dématérialiser est une étape cruciale pour un projet réussi. Si la dématérialisation intégrale est l’objectif à long terme, commencer par les flux documentaires les plus volumineux ou les plus critiques peut apporter des bénéfices rapides et servir de projet pilote. Les factures fournisseurs et clients sont souvent un excellent point de départ en raison de leur volume et des gains potentiels en termes de traitement et de suivi. Les contrats, qu’ils soient commerciaux, RH ou avec des fournisseurs, constituent également une cible privilégiée pour sécuriser l’accès et faciliter leur gestion. Enfin, les dossiers employés (bulletins de paie, contrats de travail, etc.) sont de plus en plus dématérialisés pour simplifier la gestion des ressources humaines et garantir la conformité. L’utilisation de solutions spécifiques comme les plateformes de signature électronique ou les coffres-forts numériques sécurise ces processus.
Types de documents à dématérialiser
| Type de Document | Exemple |
| Factures Clients | Réduire le délai moyen de paiement de 15 jours à 5 jours en automatisant l’envoi et le suivi de 200 factures/mois. |
| Factures Fournisseurs | Réduire le coût de traitement d’une facture de 12€ à 3€, soit une économie de 9€ par facture sur 1000 factures/an. |
| Bulletins de Paie | Éliminer les coûts d’impression et d’envoi postal pour 50 employés, économisant ainsi 2€ par bulletin. |
| Contrats de Travail | Accélérer le processus d’embauche de 7 jours à 1 jour en utilisant la signature électronique pour 10 nouveaux contrats/mois. |
| Contrats Commerciaux | Sécuriser l’accès et faciliter la recherche parmi plus de 500 contrats actifs, accessibles en quelques secondes. |
| Bons de Commande | Réduire le temps de saisie manuel de 5 minutes par bon de commande, sur un volume de 300 bons/semaine. |
| Bons de Livraison | Avoir une preuve de livraison numérique disponible instantanément pour 95% des livraisons, améliorant le suivi logistique. |
| Notes de Frais | Accélérer le remboursement des notes de frais de 10 jours à 2 jours pour 30 employés commerciaux. |
| Courriers Entrants | Traiter et distribuer le courrier (environ 50 plis/jour) 4 heures plus rapidement grâce à la numérisation à réception. |
| Documents d’Archives | Libérer 100 mètres linéaires d’espace de stockage physique en numérisant les archives papier sur 7 ans. |
| Rapports d’Activité | Partager les rapports mensuels de 5 départements de manière instantanée et sécurisée, facilitant la collaboration. |
| Manuels Qualité/Procédure | Assurer l’accès à la dernière version des 150 procédures qualité pour l’ensemble des employés, en temps réel. |
| Dossiers Patients/Clients | Permettre un accès sécurisé et rapide aux dossiers de plus de 1000 clients/patients par le personnel autorisé. |
Conformité légale et sécurité renforcée
La dématérialisation des documents d’entreprise doit impérativement prendre en compte le cadre légal et réglementaire en vigueur. En Europe, le règlement eIDAS établit un socle commun pour les interactions électroniques sécurisées entre citoyens, entreprises et autorités publiques, incluant la reconnaissance des signatures électroniques. Assurer la valeur probante d’un document numérique nécessite souvent le respect de formats spécifiques, l’horodatage et l’utilisation de signatures électroniques qualifiées. Au-delà de la conformité, la dématérialisation, lorsqu’elle est bien planifiée, renforce la sécurité de vos informations. Les risques de perte, de destruction ou d’accès non autorisé aux documents physiques sont considérablement réduits. Les systèmes de gestion électronique de documents offrent des fonctionnalités avancées de sauvegarde, de piste d’audit et de gestion des droits d’accès, garantissant la confidentialité et l’intégrité de vos données sensibles.
Conclusion
Un projet de dématérialisation d’entreprise peut rapidement devenir un levier de croissance à condition de bien maîtriser sa mise en place. C’est pourquoi d’ailleurs de plus en plus de sociétés spécialisées dans des accompagnements spécialisés dans la dématérialisation voient le jour.
FAQ – Comment dématérialiser son entreprise
- Quel est le premier pas ?
Cartographier les flux et identifier les documents à numériser. - Quels outils choisir ?
GED, coffre-fort électronique, signature numérique, workflow et OCR. - Comment former les équipes ?
Sessions pratiques et guides d’utilisation adaptés aux métiers. - Comment sécuriser les données ?
Chiffrement, sauvegarde et contrôle des droits d’accès. - Peut-on automatiser les processus ?
Oui, avec des workflows et règles de validation. - Comment gérer les flux entrants ?
Scanner, OCR, emails centralisés et indexation automatique. - Comment gérer les flux sortants ?
Facturation électronique, signature numérique et envoi sécurisé. - Quels gains attendre ?
Réduction des coûts, gain de temps, meilleure traçabilité et collaboration. - Comment assurer la conformité légale ?
Respect des normes et conservation selon la réglementation. - Faut-il tout dématérialiser d’un coup ?
Non, il est conseillé de procéder par étapes pour une adoption réussie.
Lire aussi :
- Quelles sont les différentes solutions de dématérialisation ?
- La dématérialisation et l’impact écologique
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- La GED pour les entreprises du BTP
- La GED pour le service commercial
- La GED pour l’industrie pharmaceutique
- La mise en place d’une GED pour l’immobilier