Pourquoi recourir à la dématérialisation ?

La dématérialisation est sur toutes les lèvres des dirigeants d’entreprises et des chefs d’administration comme un phénomène de mode. Par conséquent, vous vous demandez certainement les raisons justifiant cet engouement.

Avant d’entrer dans le vif du sujet, il convient de rappeler la définition de la dématérialisation. Il s’agit d’un processus consistant à remplacer les documents traditionnellement en papier pour en faire des documents en version numérique. C’est le cas de documents scannés pour ensuite être convertis en des documents au format PDF. Dans sa définition plus large, la dématérialisation englobe l’abandon des tâches des employées d’une entreprise faisant usage de papier. Attention à bien distinguer la dématérialisation de la digitalisation.

Dématérialiser pour déjouer la lenteur administrative

Les pays francophones à l’instar de la France sont connus pour leur lenteur administrative. L’arrivée de la dématérialisation sonne ainsi comme étant une solution permettant de se défaire de cette étiquette. Il est en effet plus facile et plus rapide de réaliser un processus administratif grâce à la dématérialisation des documents et des échanges.
Pour créer une société, au lieu de vous déplacer au bureau d’administration concernée, vous pouvez réunir les documents qui vous sont réclamés pour les convertir en version numérique pour ensuite les envoyer par e-mail. Une fois signés, les statuts, les pièces d’identité, les justificatifs de domicile, le procès-verbal de nomination de dirigeant ainsi que les documents relatifs à ce dernier peuvent être dématérialisés. Le délai de traitement du dossier de création d’entreprise sera réduit de manière significative étant donné que les professionnels de l’administration chargés de le faire pourront avoir accès à distance au dossier qui les concerne.

Dématérialiser avec la GED

Recourir à la dématérialisation est devenu impératif pour les entreprises modernes cherchant à optimiser leurs opérations et à s’adapter aux exigences numériques. Les bénéfices sont multiples : réduction des coûts d’impression et de stockage, gain de temps considérable dans la recherche et le partage d’informations, et amélioration de la sécurité des documents. La dématérialisation, souvent menée par l’implémentation d’un système de Gestion Électronique de Documents (GED), permet une meilleure traçabilité des documents, une conformité réglementaire facilitée et une empreinte écologique réduite. C’est un investissement stratégique pour une gestion documentaire agile, dont les meilleures options sont présentées dans le comparatif du top 10 des meilleures GED. 

Dématérialiser pour gagner du temps, de l’espace et de l’argent

Le gain de temps, l’économie d’espace et de l’argent sont eux aussi des raisons valables qui devraient vous inciter à recourir à la dématérialisation de votre stratégie d’entreprise.

Gain de temps parce qu’une fois dématérialisés, les documents peuvent être stockés dans un outil de travail pour permettre l’ accessibilité, analyse et traitement dans un délai réduit. À cela s’ajoute le gain de temps lié à l’adoption de l’e-signature.

Gain d’espace, car au lieu de consacrer une pièce entière à l’archive, vous pouvez utiliser cette pièce pour servir d’un bureau supplémentaire ou d’un espace de vie de façon à améliorer les conditions de travail interne. Pour une entreprise œuvrant dans le commerce, pouvoir disposer de suffisamment d’espace pour présenter les marchandises reste toujours un atout commercial non négligeable.

Gain d’argent parce que l’argent que vous ne mettez pas dans les salaires des coursiers, des archivistes ainsi que dans la location d’espace supplémentaire pour archiver les documents est une sortie d’argent en moins pour votre entreprise. Selon le simulateur YouSign.com, l’archivage, le tri et l’entretien des documents au format papier représentent pas moins de 5% du chiffre d’affaires de l’entreprise, voire jusqu’à 15% pour certaines formes d’entreprise. Vous pouvez par exemple réinvestir cet argent pour augmenter les salaires de l’ensemble des employés ou primer les plus performants. Vous pouvez également l’utiliser pour renforcer votre trésorerie destinée à vos actions commerciales et marketing afin d’augmenter les résultats de vente.

Dématérialiser pour réduire ses empreintes carbone

La protection de l’environnement est actuellement au cœur de la préoccupation des consommateurs. Le temps où une entreprise performante se résumait à une entreprise pouvant réaliser de gros profits est révolu. Il faut aussi pouvoir justifier à ses clients combien la question de l’avenir de l’humanité, à travers la protection de l’environnement, est au cœur de ses préoccupations premières. La dématérialisation permet en effet à une entreprise qui l’adopte de réduire significativement ses émissions de gaz à effet de serre. Moins vous utilisez de papier, moins vous contribuez à la déforestation. À noter qu’une page imprimée sur 6 finit dans les poubelles. Pourtant, cela représente environ 1,2 million d’arbres, sans parler de 900 000 tonnes annuelles des déchets des papiers en France. À cela s’ajoute l’économie d’eau considérable dont vous pouvez faire cadeau à la génération future s’il faut comprendre qu’on a besoin de 300 000 litres d’eau pour fabriquer une tonne de papier.

Moins vous avez besoin de vous déplacer pour apporter ou récupérer des documents comme les factures et les déclarations, moins vous favorisez l’utilisation d’énergie fossile de transport.

FAQ – Pourquoi recourir à la dématérialisation

1. Quels sont les bénéfices principaux ?
   Gain de temps, réduction des coûts et amélioration de la traçabilité.
2. Est-ce rentable pour les PME ?
   Oui, l’investissement initial est rapidement amorti.
3. Comment améliorer l’efficacité ?
   Automatisation des flux et accès instantané aux documents.
4. Quels impacts sur le personnel ?
   Formation nécessaire mais simplification des tâches répétitives.
5. Comment réduire les erreurs ?
   Grâce aux workflows automatisés et à l’indexation intelligente.
6. La sécurité est-elle renforcée ?
   Oui, avec chiffrement et contrôle des accès.
7. Quels avantages pour l’environnement ?
   Moins de papier et de transport.
8. Est-ce conforme légalement ?
   Oui, si les normes et certifications sont respectées.
9. Peut-on améliorer la collaboration ?
   Oui, documents accessibles simultanément par plusieurs utilisateurs.
10. Comment commencer ?
    Par la cartographie des flux documentaires et le choix des outils adaptés.

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