La dématérialisation est la solution idéale pour mieux stocker, traiter et archiver vos données. Voici 10 bonnes raisons qui devraient vous pousser à l’adopter si ce n’est pas encore le cas.
1/ Améliore gestion documentaire
Lorsque les documents sont en version papier, il n’est pas évident de les organiser de façon optimale. En outre, vos équipes peuvent mettre du temps à retrouver un document dont elles ont pourtant besoin en urgence. Il n’est pas rare non plus que certains documents se perdent définitivement. La dématérialisation met fin à tout ça puisqu’elle permet de stocker numériquement les documents dans des dossiers spécifiques. Ainsi, il est facile de les retrouver. En outre, un moteur de recherche est très souvent intégré dans les logiciels de GED (Gestion électronique des documents) afin de permettre de trouver les documents à partir de mots-clés. Découvrez ce qu’est la dématérialisation et vous comprendrez mieux tout son intérêt.
2/ Parfaite collaboration entre les services de l’entreprise
La dématérialisation favorise une bonne collaboration entre les différents collaborateurs et services de l’entreprise. Cela se comprend puisque le partage de l’information se fait simplement et efficacement. Les documents dématérialisés étant stockés en un point bien précis, les collaborateurs peuvent y avoir accès en toute aisance, pourvu qu’ils aient une autorisation. Il leur suffit donc de s’échanger les dossiers relatifs aux affaires en cours pour que celles-ci soient traitées rapidement.
3/ Productivité accrue
Si vous optez pour la dématérialisation, vos collaborateurs ne perdront plus du temps à chercher les documents dont ils ont besoin. En outre, ils n’auront plus à dépenser de l’énergie pour faire du stockage et de l’archivage. Vos collaborateurs pourront ainsi mieux se concentrer sur les tâches relatives à l’activité. La conséquence évidente c’est un gain de productivité. N’ayant plus à consacrer du temps à la gestion documentaire, vos employés iront à l’essentiel lorsqu’ils seront à leur poste.
4/ Réduction des coûts
La dématérialisation est une démarche que toute entreprise gagne à adopter car elle permet de faire des économies. En effet, elle réduit les frais liés à l’utilisation et la création des documents physiques, dont le papier et l’encre. En outre, l’entreprise n’a plus besoin de dépenser pour l’envoi des documents par voie postale. Avec la dématérialisation, cela se fait électroniquement à partir notamment d’un portail intranet.
5/ Sécurisation des documents
Un autre avantage considérable de la dématérialisation est la sécurisation des documents. Cette démarche permet de réaliser des sauvegardes automatiques sur des supports digitaux hautement sécurisés. Aussi, les documents électroniques peuvent être récupérés facilement en cas de problème technique ou de suppression malencontreuse. Les solutions utilisées pour la conservation des fichiers numériques sont difficiles à pirater, à condition de solliciter les services d’un expert pour bénéficier d’un logiciel de GED de qualité (lire cet article).
6/ Gain de place
La dématérialisation favorise un gain de place. Lorsque le processus est mis en place, il n’est plus nécessaire d’aménager des espaces pour entreposer des documents papier dans des étagères, des caisses ou encore des rayonnages. L’entreprise fait ainsi des économies. Les documents numérisés sont stockés sur des supports de grande capacité. Quelle que soit la quantité de fichiers produits, il y aura toujours de la place pour la conservation. Alors qu’avec les documents physiques, un problème de disponibilité d’espace de stockage peut se poser à la longue.
7/ Amélioration de la relation client
Une entreprise qui dématérialise ses documents et ses process peut être sûre de fournir un bon service à ses clients. En quelques clics, les collaborateurs peuvent avoir accès à tout l’historique de leurs échanges avec les clients. Ainsi, ils ont la possibilité de répondre plus vite à leurs préoccupations. La dématérialisation permet de proposer un accompagnement adapté à la situation de chaque client.
8/ Diminution du risque de perte de documents
Lorsqu’on dématérialise, on réduit significativement les risques de perte d’informations. Quand les documents physiques sont conservés, ils peuvent être volés ou détruits suite à une inondation ou un incendie. En optant pour les documents dématérialisés, on se met à l’abri de ces risques.
9/ Avoir une image moderne
La dématérialisation permet également à l’entreprise de donner une image moderne à ses clients et partenaires. Passer son temps à manipuler une pile de dossiers pour retrouver un document est aujourd’hui une pratique archaïque. Il est mieux de suivre la tendance en optant pour la dématérialisation. Cela peut permettre à une entreprise de soigner son image.
10/ Protection de l’environnement
Par ailleurs, la dématérialisation contribue à la protection de l’environnement. En effet, cette pratique scelle la fin du papier. Alors que si le papier est moins utilisé, beaucoup d’arbres seront sauvés. En outre, la numérisation est neutre en émission carbone.
Lire aussi :
- Les réglementations légales de la dématérialisation
- Quelles sont les différentes solutions de dématérialisation ?
- Pourquoi recourir à la dématérialisation ?
- Comment dématérialiser son entreprise ?
- La dématérialisation et l’impact écologique
- Comprendre l’importance de la GED pour la digitalisation de votre entreprise