Longtemps considérée comme une simple tendance, la dématérialisation est à présent un véritable levier de développement d’entreprise. Ces prémices de la transition numérique présentent des enjeux tout aussi importants pour la compétitivité d’une entreprise sur un marché où la concurrence est de plus en plus rude. Pour en tirer profit au maximum, pensez à prendre connaissance de différentes solutions existantes.
Dématérialisation de la facture
Au sein d’une entreprise, la facture représente l’essentiel des documents au format papier. La première solution de dématérialisation ne peut qu’être destinée à l’émission et réception des factures. D’autant qu’il s’agit d’une opération qui ne génère aucune valeur ajoutée pour les commerciaux. Dématérialiser les factures client les aidera à se concentrer sur leur principale mission qui consiste à réaliser des ventes. En parallèle, votre entreprise réduit significativement les délais de paiement. Ce qui est une faculté indispensable à partir du moment où vous misez sur l’augmentation des ventes. Pour les clients, plus vite ils seront servis, mieux sera l’image qu’ils auront de votre entreprise, meilleure sera votre performance.
Dématérialisation des factures fournisseurs
La dématérialisation de la facture fournisseur offre également un réel avantage en gain de temps et en gestion interne. Les factures dématérialisées s’exportent en un clic sur l’outil de gestion des factures. Les membres de l’équipe de la réception, de la comptabilité et de la direction peuvent ainsi accéder en temps réel au statut de la facture fournisseur pour vérifier s’il s’agit d’une facture payée, à payer ou en litige. Ils peuvent ainsi agir rapidement suivant leurs rôles au sujet du règlement de la facture en question, peu importe les endroits où ils se trouvent.
Bulletin de salaire électronique
Le salaire est de nature confidentielle. Personne d’autre part l’employé, le comptable, la direction et le fisc ne devrait le connaitre. Pour un salarié, connaître que son binôme gagne mieux que lui pour une raison ou une autre peut être une source de frustration. Une situation pouvant générer des tensions difficiles à gérer, sans parler des conséquences pouvant impacter le chiffre d’affaires. La dématérialisation du bulletin de salaire est la solution adéquate pour conserver son caractère confidentiel.
Gestion du bulletin de paie
La gestion de bulletin de paie au format papier génère des coûts unitaires pouvant s’élever à plus de 1,5 €. Pourtant, certaines tâches liées à cette gestion sont sans valeur ajoutée pour l’entreprise pour ne citer à titre d’exemple que l’impression, la signature, la mise sous plie et la distribution. Opter pour un bulletin de paie électronique, c’est réduire ce coût jusqu’à moins de 50 cents d’euro, soit à près de 70 % d’économie. Ce qui peut représenter un montant annuel considérable pour les entreprises comptant des centaines de salariés.
À ces avantages s’ajoute le gain d’espace et de temps pour le traitement et l’archivage.
Signature électronique
La dématérialisation ne se limite pas à la numérisation des documents. Il peut s’agir également d’adoption de la signature électronique. Eh oui, il est devenu possible de signer électroniquement un document numérique sans besoin de l’imprimer sur papier. Ayant compris son importance, l’État l’a rendue légale. La signature électronique a désormais une valeur légale au même titre que la signature sur papier.
Le fonctionnement
Comme solution de dématérialisation, la signature électronique demande la mise en place d’un outil permettant d’envoyer ou partager un document numérique aux signataires en prenant en considération les différents niveaux de signature. Les signatures auront une notification par email pour les inviter à consulter le document en question pour examen afin de décider de signer ou non. Après avoir signé le document, les signataires recevront le document original signé pour ensuite l’archiver pour le retrouver en quelques clics chaque fois que c’est nécessaire.
Envoi recommandé électronique
À l’aide d’un outil approprié, il devient possible de dématérialiser les lettres recommandées. Le principe est similaire à l’envoi de lettre recommandée classique, mais cette fois-ci à l’aide d’un outil électronique. Après avoir imprimé sur une imprimante virtuelle, vous choisissez d’envoyer à un ou plusieurs destinataires le document recommandé. Le destinataire reçoit une notification par email lui disant qu’il vient de recevoir une lettre recommandée qu’il peut bien sûr choisir de consulter, de refuser ou d’ignorer au même titre qu’un courrier envoyé par des services postaux. En cas d’acceptation par le destinataire, l’expéditeur aura la preuve de consultation et d’une accusation de réception du document après signature.
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