La dématérialisation des flux entrants permet d’optimiser leur gestion et de gagner en efficacité opérationnelle. Cela facilite également le partage et la diffusion des documents, en plus de garantir leur conformité et de favoriser la réduction des coûts. Découvrez comment dématérialiser vos flux entrants.
Sommaire
Les flux entrants : qu’est-ce que c’est ?
Avant toute chose, il est nécessaire de savoir ce qu’on entend par flux entrants. Il s’agit des documents physiques ou numériques qui entrent dans votre entreprise. Ils sont opposés aux flux sortants qui font référence aux documents qui sortent de votre entreprise. La démarche relative à la dématérialisation des flux entrants peut concerner une diversité de documents, tels que les factures clients, les factures fournisseurs, les bulletins de paie, les commandes clients, les bons de livraison, les fax, les réclamations et les contrats. Lorsque les flux entrants arrivent dans votre entreprise, ils intègrent les flux circulants.
Préparation des flux entrants avant numérisation
La dématérialisation des flux entrants ne doit pas se faire dans la précipitation. Une préparation des documents concernés s’impose au préalable afin que le processus se déroule bien. Notez que le recours à un prestataire est recommandé pour faire ce travail. Les flux entrants sont reçus dans le centre de numérisation afin de les préparer. Ensuite, le prestataire passe en revue chaque document. Il effectue un tri minutieux en veillant à retirer les éventuels trombones et autres agrafes. Cela s’impose pour qu’ils puissent être traités convenablement par les scanners.
Phase concrète de la numérisation des flux entrants
Dans le centre de numérisation du prestataire, toutes les ressources sont réunies pour que vos flux entrants soient numérisés dans les règles de l’art. Mais il vous revient de choisir les documents concernés par l’opération, car il n’est pas pertinent de dématérialiser tout votre fonds documentaire.
Après l’envoi de vos flux entrants dans le centre de numérisation, il peut arriver que vous ayez besoin d’accéder à certains documents dans le cadre de votre activité. Dans ce cas, il est possible de cadencer les enlèvements et de numériser par lots. Cela permettra aux copies numériques d’être disponibles rapidement en ligne.
La numérisation sur site
Notez que la numérisation sur site est envisageable. En d’autres termes, vous pouvez décider que le prestataire numérise vos documents dans vos locaux. Une telle décision est, par exemple, la bienvenue quand certains documents à dématérialiser présentent un très haut niveau de confidentialité ou de sécurité. Dans tous les cas, le prestataire les scannerai et les traitera avec différents outils de capture, notamment LAD (Lecture automatique des documents), RAD (Reconnaissance automatique des documents) et OCR (Reconnaissance optique des caractères). Ces technologies permettent d’extraire de façon automatique des informations des documents. Celles-ci sont ensuite utilisées comme métadonnées descriptives afin de faciliter la recherche d’un document, notamment dans une GED. Pour la correction manuelle des éventuelles erreurs, une intervention humaine de vidéocodage est indispensable. En outre, il est bon de réaliser un contrôle qualité sur un échantillon afin de valider définitivement le lot numérisé et d’autoriser la mise en ligne des images numériques.
Les différents types de scanners
Notez qu’il existe divers types de scanners pour la numérisation de vos flux entrants. Les supports des documents à numériser étant nombreux, l’utilisation d’un certain type de scanner peut être nécessaire pour un certain type de document. Par exemple, ce n’est pas le même scanner qui sera utilisé pour numériser un livre, un plan ou un support relié. Le recours à la numérisation fiable peut être indispensable pour traiter les documents très sensibles ou engageants. Cela permet la production de copies fidèles de vos documents originaux papier qui seront ensuite archivés dans un SAE dans le but de préserver leur vocation probatoire. C’est un processus spécifique qui permet, dans certaines conditions, d’éliminer les originaux papiers.
Archivage des documents numérisés
Après la numérisation de vos flux entrants, vous devez penser à leur archivage. À ce niveau, il vous revient de choisir l’option qui vous convient le plus. Vos dossiers, reconstitués à l’identique, peuvent être archivés en interne, dans votre entreprise. Une autre possibilité est de passer par un tiers archiveur agréé, la solution la plus intéressante, car le prestataire prend des dispositions particulières pour une sécurisation parfaite des données. En fonction de l’usage et des outils disponibles, il est possible d’intégrer les documents numériques dans un SI métier ou une GED dont l’hébergement est assuré dans un système d’archivage électronique à vocation probatoire.
FAQ – Comment dématérialiser les flux entrants
- Que sont les flux entrants ?
Courriers, factures, emails et documents reçus par l’entreprise. - Pourquoi les dématérialiser ?
Pour accélérer le traitement et réduire le papier. - Quels outils utiliser ?
Scanner, GED, OCR, workflow et signature électronique. - Comment automatiser le tri ?
Avec des règles de classement et reconnaissance intelligente de documents. - La valeur juridique est-elle garantie ?
Oui, si les documents sont horodatés et archivés selon les normes. - Peut-on intégrer les factures fournisseurs ?
Oui, via des solutions de facturation électronique. - Comment gérer les emails entrants ?
En les centralisant dans la GED avec indexation automatique. - Comment sécuriser ces flux ?
Chiffrement, authentification et sauvegarde régulière. - Faut-il former le personnel ?
Oui, pour que les flux soient correctement numérisés et classés. - Quels bénéfices immédiats ?
Gain de temps, meilleure organisation et réduction des erreurs.
Conclusion
La dématérialisation des flux entrants est une démarche stratégique qui permet d’optimiser la gestion documentaire au sein de l’entreprise. En numérisant les documents entrants, vous gagnez en efficacité opérationnelle, facilitez le partage et la diffusion des informations, et garantissez la conformité tout en réduisant les coûts. Que vous choisissiez de numériser en interne ou de faire appel à un prestataire, il est essentiel de bien préparer vos documents et de sélectionner les technologies adaptées pour assurer une transition fluide vers le numérique. L’archivage sécurisé des documents numérisés est la dernière étape clé pour préserver l’intégrité et l’accessibilité de vos données sur le long terme.
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