Le suivi de l’acquisition et de l’exploitation des actifs est essentiel pour assurer la pérennité des activités en entreprise, ce qui justifie l’utilité de l’inventaire comptable. Cette image nous rappelle les défis que doit relever un foyer dans l’espoir de voir ses projets d’avenir se concrétiser. Tout comme un foyer doit gérer consciencieusement ses ressources tout au long de l’année, une entreprise doit contrôler avec soin les mouvements des biens physiques dans lesquels elle a investi. C’est pour cette raison qu’à l’ère du numérique, les gestionnaires d’actifs se tournent davantage vers l’automatisation des processus en adoptant l’inventaire avec code barre.
Selon les statistiques, une mauvaise gestion des ressources ferait perdre jusqu’à 1.1 Trillion de dollars par an aux entreprises (*1). Ces pertes peuvent être liées à divers facteurs : accumulation de produits hors d’usage, rupture ou excès de stock suite à un manque d’anticipation sur les besoins. Si ces chiffres tendent à donner des sueurs froides aux dirigeants, il existe pourtant des moyens simples pour éviter d’en arriver à de telles conséquences. Dans les lignes qui suivent, découvrez comment un logiciel de gestion d’inventaire pourrait améliorer le contrôle intégral de vos stocks et immobilisations.
L’inventaire comptable : pilier de la gestion financière d’une entreprise
L’inventaire comptable est un devoir auquel toute organisation, petite ou grande, doit se soumettre pour dresser un état des lieux de tous les biens en sa possession. À l’issue de cet exercice, les dirigeants peuvent mieux apprécier l’étendue du patrimoine actif et passif de l’entreprise et en estimer la valeur. En plus de permettre d’établir les comptes annuels, cette procédure sert également de référence pour la prise d’inventaire future, assimilable à un nouveau départ.
Bien plus qu’une formalité à but stratégique, l’inventaire comptable relève d’une obligation légale, en vertu de l’article L.123-12 du code du commerce (*2). Le manquement à cette loi est passible d’une amende de 9 000 euros. Pour inciter les entreprises à se conformer à cette loi, il existe plusieurs types de prises d’inventaire.
Selon la taille, l’activité et la politique interne de la structure, il est possible de réaliser :
- Un inventaire annuel, c’est-à-dire, une fois par an,
- Un inventaire périodique, effectué plusieurs fois par an,
- Un inventaire permanent ou en continu, tout au long de l’année.
La loi laisse la liberté à une entreprise de choisir la procédure et le moment d’effectuer la prise d’inventaire. La condition sine qua non : l’inventaire doit avoir lieu au moins une fois tous les ans, et à une date proche de la clôture de l’année comptable, selon l’Article III.89 relative à la comptabilité des entreprises (*3). Mais quelle que soit sa forme, l’automatisation de la tâche, notamment grâce à la prise d’inventaire avec code barre, permet de maintenir un suivi rigoureux des actifs. Au moment de dresser le bilan comptable, les écarts entre stocks disponibles et stocks théoriques sont ainsi réduits de manière significative. Cet écart peut d’ailleurs avoir plusieurs origines, allant des erreurs humaines lors du comptage aux ingérences au niveau de l’approvisionnement.
Révolution des opérations internes : vers une automatisation de la gestion d’inventaire
Les failles de l’inventaire manuel
L’enjeu de la gestion des ressources matérielles est de taille, car ces dernières représentent le poumon des opérations de production. Une stratégie de suivi efficace permet donc d’assurer la santé financière de l’entreprise. D’une manière générale, l’inventaire comptable se déroule une fois dans l’année, durant laquelle les activités des entreprises sont entièrement suspendues. Les équipes chargées de réaliser l’inventaire sont souvent constituées du personnel de l’entreprise ou de personnes externes mandatées. Ensemble, ils réalisent un comptage détaillé des actifs physiques avant de réaliser une transcription manuscrite des données recueillies. Cependant, ce procédé est aussi fastidieux qu’archaïque, et présente beaucoup d’inconvénients, dont une grande perte de temps et des erreurs d’inattention. En outre, cette méthode atrophie les finances de la société, entre l’arrêt de la production, l’indemnisation des prestataires, et les séquelles d’un écart d’inventaire.
Inventaire avec code barre : un atout majeur pour l’entreprise
La solution pour échapper aux débâcles d’une mauvaise gestion des stocks implique la rationalisation des procédures. Grâce à l’intégration d’un logiciel pour inventaire comptable, les charges de travail sont allégées et leur exécution plus rapide. Le secret d’une telle innovation réside dans la technologie de la prise d’inventaire avec code barre, qui permet de répertorier avec exactitude tous les biens de l’entreprise. Vous apprécierez également son côté pratique, car les logiciels de dernière génération sont dotés d’une interface conviviale et facile à prendre en main. Il vous suffit d’attribuer une étiquette avec code barre à tous les actifs entrants avant de les enregistrer dans le système. Ensuite, le reste du processus consiste à mettre à jour les informations en scannant le code à partir d’un appareil mobile connecté. Cette nouvelle forme de gestion vous permet surtout d’assurer le suivi de l’ensemble des ressources tout au long de l’année, réduisant substantiellement le temps et l’effort consacré à l’inventaire comptable.
Modèle de logiciel d’inventaire tout-en-un : Timly
Si les logiciels ERP standards intègrent des fonctionnalités de gestion de stocks basiques, certaines aides logicielles plus sophistiquées sont pensées pour prendre en charge l’intégralité de vos processus organisationnels. Parmi ces solutions de gestion intelligente, il y a Timly, acteur majeur sur le marché de l’inventaire comptable automatisé. Véritable couteau suisse numérique, cette application de gestion d’inventaire offre une vue d’ensemble centralisée du patrimoine matériel et immatériel de votre entreprise.
Parmi les possibilités, il y a notamment :
- La prise d’inventaire permanent,
- La gestion de stock,
- Le suivi des défauts et la planification des maintenances,
- La gestion numérique des fichiers,
- La traçabilité des ressources matérielles.
À la clé, l’outil vous permet de réduire jusqu’à 75 % les pertes de stocks ou les pannes d’équipements, en plus de vous épargner jusqu’à 90 % du temps consacré à la gestion d’inventaire. Désormais, vous pouvez vous concentrer entièrement sur les tâches plus productives.
Conclusion : en quoi un logiciel de gestion d’actifs améliore-t-il l’inventaire comptable ?
L’inventaire comptable est l’artère principale de la gestion financière d’une entreprise. Cet inventaire annuel permet de vérifier la conformité des informations recueillies sur le terrain avec celles déclarées dans le registre comptable. Toutefois, réaliser le comptage en une seule fois de l’intégralité des biens d’une entreprise revient à entreprendre un tour du monde en 365 jours sans carte ni guide. Sans un logiciel pour exécuter automatiquement tout le travail, la tâche des gestionnaires des actifs et des agents comptables restent vaine. À l’aide d’un logiciel qui intègre l’inventaire avec code barre, vous avez donc la possibilité de rationaliser et de simplifier l’inventaire physique.
Et si vous pouviez aller encore plus loin ? Un logiciel comme Timly adopte une approche intégrale de la gestion en entreprise. Il améliore votre efficacité organisationnelle en réduisant les coûts liés aux procédures fastidieuses et à faible valeur ajoutée. Vous avez entre vos mains un véritable assistant virtuel 2.0 qui vous accompagne tout au long de l’année en vous permettant de réaliser un inventaire permanent. À partir du système d’inventaire avec code barre, le dispositif gère tous vos actifs, allant de la collecte des données à la génération de rapports précis et fiables. Toutes les informations sont collectées sur le cloud et accessibles à tout moment à partir d’un appareil mobile connecté. En complément à une vision à 360 degrés de vos actifs, l’outil s’occupe d’autres aspects stratégiques de votre entreprise : suivi GPS, gestion RH et des documents, suivi des performances et maintenance des matériels.
En définitive, un instrument tout-en-un qui vous aide à gagner en efficacité, avec un ROI évaluable sur le calculateur intégré de Timly.
Sources :
(1) We lost Australia! Retail’s $1.1 Trillion Inventory Distortion Problem – Auteur: Greg Buzek
(2) Code de commerce – Legifrance
(3) Article III.89 – Commission des Normes Comptables
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