Les 10 normes et certifications incontournables de la dématérialisation

Publié le: 25 octobre 2025 Publié par: Louise Commentaires: 0
Normes et certifications de la dématérialisation

La dématérialisation est un procédé qui favorise la transformation numérique des entreprises. Elle est réglementée par plusieurs normes et certifications dont voici 10 incontournables.

Normes et certifications de la dématérialisation

1/La norme NF 42-026

C’est une norme qui porte sur la définition et les spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents. Quand on tient compte de la définition de la dématérialisation, il apparaît que des conditions doivent être respectées pour numériser parfaitement un document. Celles-ci sont simplement précisées par cette norme. Le but est de permettre une équivalence entre le support papier et le format numérique. La norme NF 42-026 doit être associée à la norme NF Z 42-013 pour disposer d’une copie fiable d’un point de vue réglementaire.

2/Norme ISO 15836

Cette norme, mise en place en 2003 et révisée en 2009, s’intitule « Information et documentation – L’ensemble des éléments de métadonnées Dublin Core ». On le soumet à toute application informatique contenant des métadonnées pour l’interopérabilité et l’accès aux ressources informatiques. Concrètement, c’est une norme qui garantit la traçabilité, la comptabilisation, la gestion de la preuve et de l’archivage des documents.

3/ La norme NF Z 42 020

Il s’agit d’une norme qui propose les spécifications fonctionnelles d’un composant coffre-fort numérique (CCFN). Ce coffre-fort est destiné à la conservation d’informations numériques de sorte à en garantir leur intégrité dans le temps. Celui-ci peut être un progiciel exploité sur une ou plusieurs plateformes matérielles. Il est possible aussi que ce soit un ensemble logiciel et matériel exploité comme un tout. Sachez qu’il s’agit d’un coffre-fort numérique qui s’adresse aux particuliers.

4/ L’eIDas

L’Electronic Identification Authentification and trust Services (eIDAS) est le règlement européen sur lequel appuie l’encadrement de la signature électronique. Celui-ci reconnaît 3 niveaux de signature. Le premier est la signature électronique simple qui concerne les données sous forme électronique jointes ou associées à d’autres données au format électronique utilisées pour signer. Le deuxième est la signature électronique avancée qui doit être liée de manière univoque au signataire. Le troisième est la signature électronique qualifiée qui est en fait une signature électronique avancée basée sur un certificat qualifié.

5/ Le RGS

Le RGS (Référentiel général de sécurité) définit les règles à respecter par les administrations et collectivités en matière de sécurité des systèmes d’information. Ce référentiel indique notamment que la signature électronique d’une administration n’est valable que s’il est utilisé un procédé fiable. Celui-ci doit permettre l’identification du signataire et garantir le lien de la signature avec la décision à laquelle elle s’attache afin d’assurer l’intégrité de ladite décision.

6/ Les normes ISO 30300

Il existe une série de normes ISO 30300 qui définit les principes des systèmes de gestion des documents d’activité (SGDA). Le but est aussi de décrire la mise en œuvre et la façon de fonctionner des SGDA. Les exigences d’un SGDA sont définies par la norme ISO 30301, notamment les principes et les rôles. Quant à la norme ISO 30302, elle concerne la mise en œuvre du SGDA et tient compte de la liste des documentations nécessaires à son fonctionnement parfait.

7/ La norme ISO 15 489

Il s’agit de la norme technique de référence du record management. L’ISO 15 489 décrit les exigences fonctionnelles et techniques pour l’organisation et la gestion des documents d’archives. Cette norme internationale a pour objectif de permettre à ce que les documents soient créés, organisés et archivés de manière pertinente.

8/ La norme NF Z 42-013

Cette norme française AFNOR précise les mesures techniques et organisationnelles qui entourent le fonctionnement d’un système d’archivage électronique. Elle tient compte notamment de la traçabilité de tous les processus relatifs au SAE, comme l’enregistrement, le stockage et la restitution des documents électroniques au sein du système. Le but de la NF Z 42-013 est de garantir l’intégrité des documents et peut ainsi être à vocation probante.

9/ La certification NF 461

Le référentiel de cette certification concerne les organismes qui ont mis sur pied un SAE et le maintiennent en état de fonctionnement. Il s’appuie sur les dispositions de la NF Z 42-013 et son équivalent ISO. Cette certification prouve la conformité d’un SAE.

10/La norme OASIS

Cette norme décrit le modèle nécessaire à la conception et la mise en place d’un SAE. L’OASIS (Système ouvert d’archivage de l’information) veille à ce que le SAE soit pérenne, quelles que soient les évolutions numériques.

FAQ normes dématérialisation

  1. Qu’est-ce qu’une norme dans le cadre de la dématérialisation ?
    C’est un référentiel formalisé qui définit des bonnes pratiques, des critères de qualité ou de sécurité pour la numérisation ou l’archivage numérique.
  2. Pourquoi une entreprise doit-elle choisir une certification pour sa solution de dématérialisation ?
    Parce qu’elle atteste que le prestataire ou la solution respecte un niveau de qualité ou de conformité reconnu (sécurité, pérennité, traçabilité).
  3. Quelle est la différence entre norme et certification ?
    La norme décrit des exigences, la certification est la reconnaissance que ces exigences sont bien mises en œuvre.
  4. Quelles normes sont typiquement citées pour l’archivage numérique ?
    On retrouve entre autres la NF Z 42‑026 pour la numérisation fidèle et la ISO 19005‑1 (PDF/A) pour l’archivage pérenne.
  5. La conformité à une norme est-elle obligatoire ?
    Selon le contexte, non : certaines normes sont volontaires mais sont fortement recommandées pour réduire les risques.
  6. Quels sont les risques si on ne respecte pas les normes de dématérialisation ?
    Perte d’intégrité du document, défiabilité juridique, rejet en cas de contrôle ou litige.
  7. Qu’entend-on par « copie fidèle » dans ce contexte ?
    C’est la notion selon laquelle le document numérique numérisé est l’équivalent à valeur probante du document papier.
  8. Est-ce que toutes les entreprises doivent être certifiées ?
    Pas nécessairement : cela dépend de leur taille, secteur, obligations réglementaires ou niveau de risque.
  9. Comment choisir parmi les normes disponibles ?
    En tenant compte de vos besoins (sécurité, durée d’archivage, auditabilité), de votre budget, de la maturité de vos processus.
  10. Peut-on combiner plusieurs normes ?
    Oui, c’est souvent conseillé : par exemple une norme de qualité, une norme de sécurité, une norme pour l’archivage, etc.

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