La dématérialisation des documents ainsi que des processus de gestion se doit d’être une chose dont une entreprise porte un réel intérêt depuis les années 2000 au nom de la transition numérique. Si elle permet de se passer des frais liés aux documents papier, les dispositions légales relatives à la dématérialisation restent floues pour beaucoup de patrons d’entreprise.
Il importe de bien distinguer la dématerialisation de la digitalisation.
Sommaire
Point sur le statut légal du document électronique
En France, un document électronique possède la même force de loi qu’un document papier sous les conditions suivantes :
- L’émetteur du document est correctement identifiable par l’imposition de sa signature électronique
- L’intégré du document doit être incontestable à grâce par exemple à l’intervention d’un prestataire spécialisé aussi bien pour l’édition que la conservation du document numérique
- Lorsque le document est une copie, la conservation de l’original est nécessaire pour les éventuels besoins d’authentification
Pour faire simple, la présence d’une signature électronique authentifiée par un organe de certification étatique ou agréé permet d’assurer l’intégrité de tout document dématérialisé. En remplissant ces conditions, un document électronique aura la même valeur juridique qu’un document papier selon la loi française du 13 mars 2000.
Les réglementations légales de la dématérialisation des factures
Une ordonnance 2021-1190 en date du 15 septembre 2021 oblige les entreprises à adopter la facturation électronique à compter de
- A partir du 1er septembre 2026 : Les grandes entreprises et les entités de taille intermédiaire (ETI) devront obligatoirement émettre et recevoir leurs factures au format électronique.
- A partir du 1er janvier 2027 : Les PME devront obligatoirement émettre et recevoir leurs factures au format électronique.
- A partir du 1er janvier 2028 : Les micro-entreprises (TNS) devront obligatoirement émettre et recevoir leurs factures au format électronique.
L’ordonnance limite toutefois cette obligation d’émission de factures électroniques aux opérations réalisées entre les entreprises payant leurs impôts en France.
Les réglementations légales de la dématérialisation des bulletins de paie
Depuis 16 décembre 2016, tout employeur a la possibilité de choisir d’émettre des bulletins de paie électronique sans accord préalable de ses salariés. Ceux derniers peuvent, en revanche, refuser cette modalité de réception de fiche de paie. Dans ce cas de figure, l’employeur dispose encore de trois mois pour revenir au bulletin de paie classique en cas d’existence des salariés plaignants.
Les bulletins de paie électroniques ne présentent pourtant aucune différence avec les bulletins au format papier. Le salarié peut toujours décider d’imprimer sa fiche de paie électronique s’il souhaite l’avoir sur un support papier. La seule différence réside dans l’existence de certificat d’authentification sur la version électronique par la présence de signature électronique.
Les réglementations de signature électronique
En France, la signature électronique est légale depuis 2000 en conformité avec la recommandation européenne de 1999. Le Code civil français, respectivement dans les articles 1366 et 1367, reconnait la légalité de la signature électronique au même titre que la signature sur du support papier.
L’agence nationale de sécurité des systèmes d’information (ANSSI) est en charge de réguler la signature électronique. Cette agence française a pour mission de garantir la conformité de ce nouveau procédé aux exigences de Bruxelles en matière de sécurité et d’authentification.
Le dispositif européen Electronic Identification and Trust Services, connu sous le sigle eIDAS, a été mise en place en 2016 dans le but de soutenir la transition numérique dans l’ensemble des pays membres de l’Union européen. L’ANSSI quant à lui se charge de sélectionner les prestataires des services de dématérialisation de signature.
Les réglementations légales de dématérialisation des déclarations fiscales
La loi 2008-776, sortie le 14 août 2008, permet aux fournisseurs des entreprises publiques à soumettre à ces dernières des factures électroniques. Pour pousser la barre plus haute, l’État, lancer en 2012 la plateforme de dématérialisation dite Chorus Pro.
En 2014, un arrêté étend l’utilisation de cette plateforme à toutes les activités des entreprises privées à destination des entités étatiques. Cette généralisation de Chorus Pro se fait toutefois de manière progressive :
- Les entreprises comptant 5 000 salariés en plus ont ouvert le chemin en 2017
- Les entreprises dites de taille intermédiaire de 250 à 5 000 salariés ont pris le relai en 2018
- Les PME de 10 à 15 salariés en 2019
- Les très petites entreprises depuis janvier 2000
Cela dit, toutes les entreprises de toute taille contractante avec les institutions publiques se trouvent dans l’obligation de transmettre leurs factures à travers la plateforme Chorus Pro et sous un format dématérialisé.
FAQ – Réglementations légales de la dématérialisation
- Quelles lois encadrent la dématérialisation ?
Code civil, Code du commerce, RGPD et règlement eIDAS. - La dématérialisation est-elle obligatoire ?
Oui pour certaines factures publiques ou documents RH. - Que garantit la loi ?
L’intégrité, l’authenticité et la lisibilité des documents numériques. - Qu’est-ce que la valeur probante ?
C’est la reconnaissance juridique d’un document numérique. - Quels sont les risques de non-conformité ?
Amendes, perte de valeur légale et rejet en cas de contrôle. - Comment prouver l’intégrité d’un document ?
Par des empreintes numériques, horodatage ou signature électronique. - Quelles obligations pour l’archivage ?
Conservation selon les durées légales et normes de sécurité. - Les données personnelles sont-elles concernées ?
Oui, elles doivent respecter le RGPD. - Quels acteurs contrôlent la conformité ?
CNIL, DGFiP, ou autorités de certification. - Comment assurer la traçabilité ?
Via une GED sécurisée et des journaux d’audit.
Conclusion
Il est important de se tenir informé des réglementations en vigueur et de choisir une solution de dématérialisation adaptée à ses besoins pour profiter pleinement des avantages de cette technologie.
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