Vous êtes conscient de la nécessité de franchir le cap de la dématérialisation et vous cherchez une bonne solution d’archivage électronique à valeur probante. Découvrez les principaux points à considérer afin de réaliser le choix le plus intéressant.
Sommaire
1/ Faire la différence entre SAE et GED
D’abord, vous devez faire la différence entre SAE et GED. Il est vrai que le SAE gère, contrôle, indexe et stocke les documents numériques comme le fait une GED. Toutefois, il répond à une logique de conservation et de conformité légale et réglementaire des documents électroniques, ce qui impose de disposer d’un certain nombre de fonctions complémentaires couvrant ces aspects. Quand on procède à la mise en place d’un SAE, on doit veiller à ce que le système garantisse et maintienne l’intégrité des documents électroniques afin d’avoir des preuves recevables en cas de contentieux. C’est à ce niveau que la valeur probatoire prend tout son sens. Cette valeur est maintenue par le SAE, ce qui n’est pas le cas d’une GED.
2/ Privilégier un logiciel en conformité avec les normes en vigueur
Veillez à choisir un logiciel qui est en conformité avec les normes en vigueur. En ce qui concerne le SAE, c’est la norme AFNOR NF Z 42-013 qui est considérée lorsque le projet est exclusivement français. Si le projet est international, c’est l’ISO 14641-1 qui fait foi. Notez que c’est sur la base d’un audit effectué par un prestataire indépendant que la certification se fait. L’auditeur est indépendant et est agréé par le Cofrac (Comité français d’accréditation) et sur la base d’un référentiel officiel AFNOR/ISO. Il est bon aussi de tenir compte de deux autres agréments qui sont des agréments en matière de SAE. Il s’agit de l’agrément SIAF (Service Interministériel des Archives de France) qui est destiné aux archives courantes et intermédiaires des collectivités, et l’agrément HDS (Hébergeur de Données de Santé) dont la délivrance est assurée par l’ASIP, après validation de la Cnil.
3/ Avoir une bonne connaissance des engagements du prestataire
Avant de choisir un logiciel de SAE, vous devez bien connaître les engagements du prestataire. Cherchez notamment à savoir s’il s’engage à faire une maintenance correcte et évolutive du logiciel. Aussi, soyez curieux de savoir quels moyens financiers, techniques et humains il dispose pour vous rassurer de sa capacité à respecter les engagements pris. Vous gagnez à être clairement situé sur toutes les garanties du prestataire avant d’utiliser le logiciel SAE qu’il propose. Vous devez notamment être regardant en termes de performances, d’autonomie énergétique, d’assurance ou d’indépendance vis-à-vis de ses autres clients.
4/ Avoir des garanties relativement aux moyens de sécurité mis en œuvre
Lors du choix d’un logiciel de SAE, soyez sûr que vous avez des garanties en ce qui concerne les moyens de sécurité mis en œuvre. Veillez à ce que la solution retenue soit en conformité avec les normes en vigueur relatives à la sécurité. En cas de SAE proposé en mode SaaS délivré par un prestataire de type Tiers-Archiveur grâce à une solution cloud, vous devez vous assurer que le logiciel répond à la norme ISO/IEC 27001. Celle-ci met en avant les exigences relatives aux systèmes de management de la sécurité des informations (SMSI) qui sont gage de confiance. Il serait bien que vous misiez sur une solution qui bénéficie d’un label lié à la cybersécurité ou que des résultats de tests d’intrusion périodiques attestent de sa fiabilité. En outre, il est bon de vous assurer que le prestataire accorde de l’importance à la redondance du SAE afin que le service proposé soit disponible sans coupure, ce qui permet de limiter les risques de pertes de données en cas de défaillance matérielle.
5/ Être sûr de la réversibilité
Il est également bon d’être certain de la réversibilité lors du choix d’une solution logicielle SAE. Sur ce point, il est primordial d’opter pour un prestataire capable de vous fournir les éléments permettant de tracer des archives à la fin du contrat. Sont notamment concernés l’horodatage d’archivage, le journal du cycle de vie de l’archive, les empreintes, le journal des accès et le journal des événements. Aussi, en cas de contentieux imposant la fourniture de documents à la justice, il faudrait que la présentation des documents soit facile. Vous n’avez pas à vous inquiéter à ce niveau si vous avez la preuve de la réversibilité de votre système.
Conclusion
La transition vers une solution d’archivage électronique à valeur probante est une étape cruciale pour assurer la conformité légale et la sécurité de vos documents numériques. En distinguant clairement les rôles des SAE et des GED, en choisissant un logiciel conforme aux normes en vigueur, et en évaluant rigoureusement les engagements et les moyens de sécurité de votre prestataire, vous posez les bases d’un système fiable et pérenne. La réversibilité et la capacité à fournir des preuves en cas de contentieux sont également des critères déterminants. En prenant en compte ces éléments, vous vous assurez de faire un choix éclairé qui répondra efficacement à vos besoins en matière d’archivage électronique.
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