Que signifie « dématérialiser » ?

Dématérialiser un document consiste simplement à produire le document au format numérique en utilisant un système d’information. Une facture PDF peut, par exemple, être élaborée automatiquement à partir d’un ERP. Même si on parle très souvent de « dématérialiser les documents », la réalité est telle qu’on devrait plutôt dire « dématérialiser les processus ». En effet, la dématérialisation implique une réorganisation profonde du processus de traitement d’un flux de documents.

Point vocabulaire : étymologie dématérialiser Le terme « dématérialiser » trouve son origine dans le prefixe privatif latin « de- » et le mot « matérialiser », dérivé de « matériel », issu du latin « materialis » référant à la matière. L’étymologie renvoie donc à l’idée de retirer le caractère matériel ou physique de quelque chose. Au sens propre, dématérialiser signifie rendre immatériel. Dans le contexte contemporain, la dématérialisation désigne principalement le remplacement des supports d’information physiques, comme le papier, par des formats numériques et électroniques. Ce processus est étroitement lié à la numérisation, la digitalisation et l’informatisation.

Pourquoi dématérialiser ?

Les motivations sont multiples : réduction des coûts (papier, impression, archivage physique), gain de temps et amélioration de la productivité grâce à l’automatisation des processus, facilitation du partage et de l’accès à l’information, sécurisation accrue des données, et démarche écologique par la réduction de la consommation de papier.

La dématérialisation s’impose aujourd’hui comme une évolution stratégique majeure pour de nombreuses organisations, portée par une pluralité de motivations économiques et opérationnelles. Au premier rang de celles-ci figure la réduction significative des coûts. L’abandon progressif du papier se traduit par des économies substantielles sur l’achat de ramettes, les frais d’impression et de consommables, ainsi que sur les coûts liés à l’archivage physique, qu’il s’agisse d’espace de stockage ou de services externalisés. Au-delà de l’aspect financier direct, la dématérialisation est un puissant levier de gain de temps et d’amélioration de la productivité. L’automatisation des processus documentaires, de la création à l’approbation et à l’archivage, élimine les tâches manuelles répétitives et accélère considérablement les flux de travail. La recherche d’information devient quasi instantanée grâce aux outils de recherche performants sur les documents numériques, contrastant avec les longues minutes ou heures passées à fouiller dans des classeurs ou des archives physiques. Cette efficacité accrue libère du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée, optimisant ainsi l’utilisation des ressources humaines.

Sécurisation des données et responsabilité environnementale

Parallèlement aux bénéfices d’efficacité, la dématérialisation renforce la sécurisation des données et s’inscrit dans une démarche de responsabilité environnementale. Contrairement aux documents papier sujets aux risques de perte, de détérioration ou d’accès non autorisé, les documents numériques peuvent être sauvegardés, cryptés et leur accès strictement contrôlé via des systèmes d’autorisation et d’authentification. La traçabilité des modifications et consultations est également grandement améliorée. Sur le plan écologique, la diminution drastique de la consommation de papier et d’encre contribue à réduire l’empreinte carbone des organisations, participant ainsi à la préservation des ressources naturelles. De plus, la dématérialisation facilite grandement le partage et l’accès à l’information, essentiel dans un contexte de travail collaboratif et de mobilité croissante. Les documents numériques sont accessibles à distance, permettant aux équipes de travailler ensemble efficacement, quels que soient leur localisation géographique. En somme, dématérialiser, c’est investir dans un modèle plus efficient, plus sécurisé et plus respectueux de l’environnement.

Comment dématérialiser concrètement ?

Pour dématérialiser, il est nécessaire d’utiliser un outil de gestion de documents. On l’appelle GED (Gestion électronique de Documents). C’est un logiciel qui facilite la gestion des flux documentaires circulant au sein d’une entreprise. Cela favorise le bon échange de l’information, une réalité qui apparaît dans la définition de la dématérialisation.

Dématérialisation et GED : une synergie essentielle Dématérialiser va au-delà de la simple numérisation de documents ; cela implique une refonte des processus documentaires pour une gestion entièrement numérique. Au cœur de cette transformation se trouve la Gestion Électronique de Documents (GED), qui permet de stocker, gérer et accéder efficacement aux documents numériques. Cette approche globale, impliquant souvent des systèmes d’archivage électronique (SAE) et des signatures électroniques, est applicable à divers secteurs, de la comptabilité aux ressources humaines. Les bénéfices sont multiples : gain de productivité, réduction des coûts, amélioration de la fiabilité des données et impact environnemental positif. Une analyse comparative des meilleures GED est essentielle pour une dématérialisation réussie et pour comprendre pourquoi elle est si bien représentée dans les meilleurs outils.

Avec un logiciel de GED, il est plus facile de gérer, de stocker et de modifier les documents. Il est bon de l’accompagner d’un SAE (Système d’Archivage Électronique). Pour les documents qui nécessitent une signature, la solution la plus indiquée est la signature électronique. Elle permet aux personnes de signer des documents en ligne de manière sécurisée, ce qui leur apporte une valeur juridique. Cela passe par l’utilisation de moyens électroniques, notamment des logiciels dédiés, et de faire appel à un tiers archiviste. Ce dernier est capable de réaliser tout un ensemble d’opérations, comme l’acquisition, la numérisation, l’archivage et le classement des documents.

La dématérialisation permet d’automatiser les processus et de réduire les risques d’erreurs et d’oublis découlant de l’intervention humaine. La mise en place d’un plan GED facilite les recherches effectuées pour retrouver les bons documents. La transmission de l’information se fait ainsi rapidement.

Dans quels domaines il est possible de dématérialiser ?

Il est possible de dématérialiser dans de nombreux domaines, aussi bien dans le secteur privé que dans le secteur public. On note par exemple qu’au sein des entreprises, la dématérialisation est effectuée dans les services de comptabilité, des ressources humaines et des achats et ventes.

Très souvent, la dématérialisation touche les factures de l’entreprise. De nombreux types de documents personnels ou professionnels sont aussi concernés par ce procédé, comme les contrats de travail, les bulletins de paie et les factures de gaz, d’électricité et de téléphonie. C’est le premier besoin qu’une entreprise cherche à satisfaire quand elle lance son projet de dématérialisation. Elle y pense en vue de se décharger des tâches liées au traitement de ces factures qui sont chronophages.

Quand on sort du monde des entreprises, on constate que d’autres domaines sont concernés par la dématérialisation. C’est le cas des marchés financiers, des valeurs mobilières, des flux monétaires, des moyens de paiement, des examens et des jeux vidéo.

La dématérialisation de la gestion des achats : un levier de performance stratégique

Au-delà de la simple suppression des supports physiques, la dématérialisation de la gestion des achats représente une transformation profonde du modèle opérationnel des entreprises. Elle permet de passer d’une gestion administrative souvent silotée à une vision transversale et optimisée de la chaîne de valeur, impactant directement la rentabilité globale.

L’automatisation du cycle Source-to-Pay (S2P)

La numérisation permet d’automatiser l’intégralité du cycle « Source-to-Pay », de la recherche de fournisseurs jusqu’au paiement final. Grâce à des outils d’e-procurement, les demandes d’achat sont traitées via des workflows de validation dématérialisés, garantissant le respect des budgets et des politiques internes en temps réel. Cette fluidité réduit drastiquement les délais de traitement des commandes et élimine les goulots d’étranglement administratifs. Les acheteurs, libérés des tâches chronophages de saisie, peuvent alors se recentrer sur des missions à plus haute valeur ajoutée, comme la négociation stratégique ou le sourcing de l’innovation.

Centralisation des données et collaboration fournisseurs

La dématérialisation offre une plateforme unique pour centraliser les échanges avec les partenaires commerciaux. Via des portails fournisseurs dédiés, les prestataires peuvent directement déposer leurs factures, mettre à jour leurs documents légaux (Kbis, attestations sociales) et suivre l’état de leurs paiements. Cette transparence renforce la confiance et améliore la relation fournisseur. De plus, la centralisation des données permet une analyse fine des dépenses (spend analysis), offrant aux décideurs une visibilité cruciale pour consolider les volumes d’achats et identifier de nouveaux leviers d’économies.

Maîtrise des risques et conformité réglementaire

Dans un cadre législatif de plus en plus exigeant, notamment avec la généralisation de la facturation électronique, la dématérialisation assure une conformité fiscale et juridique sans faille. Elle sécurise les transactions grâce à l’archivage à valeur probante et aux signatures électroniques. En automatisant le rapprochement entre le bon de commande, le bon de livraison et la facture (le « 3-way matching »), l’entreprise réduit considérablement les risques d’erreurs de facturation et les tentatives de fraude au virement, tout en garantissant une traçabilité totale de chaque centime dépensé.

Les avantages de la dématérialisation

Les entreprises doivent considérer la dématérialisation comme un levier d’évolution. En effet, de nombreux avantages découlent de sa mise en œuvre :

• Gain en productivité : la dématérialisation réduit la durée des échanges d’informations. Il n’est plus nécessaire d’être sur place pour consulter ou modifier un document. En plus, c’est une démarche qui favorise une communication collaborative. Il suffit de quelques clics pour avoir accès à l’information souhaitée. Cela favorise ainsi un gain en productivité.
• Réduction des coûts : en utilisant de moins en moins le papier, l’entreprise réduit les coûts de traitement de ses documents. En effet, il n’est plus nécessaire de dépenser pour faire de l’impression et acheter les consommables que cette opération impose. En outre, les envois postaux sont supprimés, ce qui permet aussi de faire des économies.
• Fiabilité des données : il est plus facile de tracer les documents dématérialisés. Il est surtout aisé de savoir qui a eu accès aux documents, qui les a éventuellement modifiés et à quel moment les modifications ont eu lieu.
• Gain d’espace : en optant pour la dématérialisation, l’entreprise n’a plus besoin de stocker un grand nombre de documents papier. Elle gagne ainsi de l’espace dans ses locaux.
• Sécurité renforcée : dématérialiser passe par la conservation des documents sur des supports informatiques très sécurisés. L’entreprise se met à l’abri des risques liés au stockage des documents papier, tels que le vol, l’incendie et l’inondation.
• Protection de la planète : la dématérialisation est une démarche qui met fin à l’utilisation abusive des arbres pour fabriquer du papier. L’adopter c’est donc faire un geste dans le sens de la protection de la planète.

FAQ : Dématérialisation

1. Que veut dire « dématérialiser » ?
   Rendre immatériel, supprimer ou remplacer un support matériel par un support numérique.
2. Quelle différence entre numérisation et dématérialisation ?
   La numérisation convertit un support papier en numérique ; la dématérialisation réorganise tout le flux et le support pour une gestion numérique.
3. Quels types de documents peuvent être dématérialisés ?
   Factures, bons de commande, bulletins de paie, contrats, etc.
4. Pourquoi une entreprise dématérialise-t-elle ses documents ?
   Pour gagner en efficacité, réduire les coûts, améliorer la traçabilité et l’accès à l’information.
5. La dématérialisation est-elle réservée aux grandes entreprises ?
   Non, toute entreprise peut en bénéficier ; l’échelle définit simplement les enjeux et ressources.
6. Y a-t-il un risque à mal dématérialiser ?
   Oui : classement inefficace, perte de données, non-conformité juridique.
7. Quelles sont les conditions pour réussir une dématérialisation ?
   Bon choix des outils, formation des collaborateurs, processus clairs, respect des normes.
8. Est-ce que « tout » peut être dématérialisé ?
   Beaucoup de choses oui, mais certaines obligations peuvent exiger un support papier ou un original signé.
9. Quelle est la première étape pour dématérialiser un document ?
   Identifier les flux existants, décider du support numérique, définir la stratégie d’archivage.
10. La dématérialisation supprime-t-elle complètement le papier ?
    Pas nécessairement : dans certains cas le papier reste requis ou on opte pour une approche hybride.

Lire aussi :

• Quels sont les enjeux de la dématérialisation des documents ?
• La dématérialisation et l’impact écologique
• Les réglementations légales de la dématérialisation
• Quelles sont les différentes solutions de dématérialisation ?
• Pourquoi recourir à la dématérialisation ?
• Connaissez-vous réellement les avantages d’un logiciel ERP ?